Enterprise Content Management im Überblick
Enterprise Content Management (ECM) beschreibt die Erschließung aller unternehmensweit vorhandenen strukturierten und unstrukturierten Informationen eines Unternehmens. Diese Inhalte sollen dann verwaltet, gespeichert und bereitgestellt werden, um so betriebswirtschaftlich relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen. ECM lässt sich dabei in folgende Kategorien gruppieren:
Erfassung
Die Erfassung von Informationen ist ein sehr umfangreiches Themengebiet. Informationen sind von unterschiedlicher Art und sollen in der Vorgangsbearbeitung unabhängig von ihrem Ursprung genutzt werden können.
Daher müssen Papierbelege gescannt, klassifiziert und mit Metadaten ergänzt werden. Aber auch bereits elektronisch vorliegende Informationen müssen erfasst und an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Verwaltung
Ein großes Nutzenpotential liegt in der Bearbeitung von Informationen, insbesondere der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Die Informationsverwaltung umfasst dabei Funktionalitäten wie Check-Out/Check-In Routinen und die Versionierung von Dokumenten. Ebenso gehören Bearbeitungsfunktionen wie Änderungen, Freigabe, Prüfung, Ablage und Publishing dazu. Nicht zuletzt müssen Dokumente und Informationen auch sicher und unveränderbar abgelegt werden können. So können Dokumente entlang des gesamten Lebenszyklus organisiert werden.
Bereitstellung
Die richtige Information, zur richtigen Zeit am richten Ort. Das ist das Ziel, um Anwendern die tägliche Arbeit zu erleichtern und aufwendige Suchen zu ersparen. Die Bereitstellung der Informationen, insbesondere durch Integration in führende IT-Systeme, ist ein Schwerpunkt bei ECM-Projekten. Der Mitarbeiter hat beispielsweise direkten Zugriff aus seiner ERP-Umgebung auf relevante Informationen. Das versetzt Anwender in die Lage, optimal Informationen und Dokumente zu nutzen.
Eine allgemein anerkannte Interpretation des Begriffs Enterprise Content Management wurde 2003 von der Association for Information and Image Management International (AIIM International) definiert:
"Enterprise Content Management are the technologies used to capture, manage, store, preserve and deliver content and documents related to organizational processes."
Die CONTENiT AG bietet eine ganzheitliche Plattform, über die sämtliche Geschäftsbereiche und -prozesse miteinander in Verbindung stehen und Informationen ohne Zeit- und Geldverlust transferiert werden können.
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