Ziel eines Enterprise Content Management ist, dass die

• richtigen Informationen,
• zur richtigen Zeit,
• am richtigen Ort

bereitgestellt werden, damit betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen getroffen werden können. Das Bereitstellen von Informationen, häufig auch als Ausgabe bezeichnet, gliedert sich im Wesentlichen in drei Teile:

Recherche
Die Recherchefunktion ermöglicht die gezielte Suche nach Informationen. Dabei gibt es im Prinzip zwei Arten von Suchmöglichkeiten: die Suche über eine Struktur und die Suche über Volltext. Die strukturierte Suche stützt sich auf vorher fest eingegebene Suchbegriffe (Klassifikation, Schlagwörter, Attribute). Wenn die Indexierung eine gute Qualität hat, dann kann diese Suche zeitlich sehr effizient und inhaltlich genau sein.
Bei der Volltextsuche wird der Inhalt des ganzen Dokuments nach den Suchbegriffen abgesucht. Verfeinern lässt sich das System noch, wenn automatisch auch nach gängigen Synonymen gesucht wird und Begriffe in einem logischen Kontext stehen.
Enterprise Content Management stellt oft beide Formen integriert zur Verfügung. Sie bieten dem Anwender damit die Möglichkeit der intuitiven Suche.

Reproduktion
Eine gefundene Information ist dem Anwender bzw. dem Nutzer wieder zu präsentieren. Hierzu soll die Information angezeigt, gedruckt, elektronisch weitergeleitet oder anderweitig reproduziert werden. Bei kodierten Informationen (CI), z. B. bei MS-Office Dokumenten kann sofort die passende Applikation mit den gefundenen Informationen gestartet werden. Bei nicht kodierten Informationen (NCI), z. B. PDF oder TIFF wird ein entsprechender Viewer gestartet.

Bereitstellen
Moderne ECM-Systeme beinhalten Komponenten wie Workflow, Teamarbeit und Web Content Management bzw. Portale. Mit diesen Technologien werden die benötigten Informationen automatisch bereitgestellt, ohne dass eine gezielte Suche notwendig wird. Informationen und Dokumente werden in Postkörben, Worklists oder per Abo nur dann zur Verfügung gestellt, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

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