Es genügt häufig nicht, Dokumente erst am Ende ihres Lebenszyklus abzulegen, wenn keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. In vielen Anwendungen ist der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten oder Inhalten zu gestalten und zu überwachen, mit allen relevanten Versionen bis hin zur Protokollierung wer, wann, welche Änderungen eingepflegt hat.

Die am weitesten verbreitete Art, elektronische Dokumente und Unterlagen aufzubewahren - die Ablage auf PC oder File-Server - löst diese Anforderung nicht und schafft zusätzliche Probleme. Die CONTENiT AG bietet umfassende Lösungen zum Verwalten von Informationen:

• Die Integration in die Autorenwerkzeuge (z.B. MS Office und Web Content Management)
• Check-Out und Check-In Funktionalitäten, um Inkonsistenzen durch gleichzeitige Bearbeitung zu vermeiden
• Versionierung mit Vorhaltung alter Versionen
• Extraktion von Metadaten
• Die Möglichkeit, Bearbeitungsfunktionen wie Änderungen, Freigabe, Prüfung, Ablage und Publishing hinterlegen und Statusänderungen dokumentieren zu können
• Die sichere und unveränderbare Ablage am Ende des Lebenszyklus

Mit Enterprise Content Management (ECM) ist ein Begriff entstanden, der die Einschränkung auf dokumentenbasierte Anwendungen aufhebt. Unterschiedlichste Daten und Informationen - die man nicht mehr als Dokument, sondern besser als Content kennzeichnet - sollen in die Abläufe und Funktionen der Tagesarbeit von Sachbearbeitern und deren Anwendungsumgebungen integriert werden.

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