Ein gängiger Prozess: Die Auftragsakquisition wird im Vertriebsinformationssystem (CRM) dokumentiert, der Auftrag in der Warenwirtschaft und die Faktura im Rechnungswesen. Zwischendurch erfolgte der Auftragseingang per Post oder Fax, diese Dokumente liegen mit den Lieferscheinen bzw. Projektabnahmen im Kundenordner. Einzelne Prozessschritte werden mit zahlreichen eMails dokumentiert, beispielhaft hierfür die Angebotsanpassungen und Preisverhandlungen. Die eMails verteilen sich verständlicherweise auf die Postfächer der entsprechenden Personen.

Genau diese Situation löst in den Unternehmen häufig immense Zeitverschwendung aus, wenn es darum geht, typische Fragen zu Kunden oder Aufträgen zu beantworten.

Mit der digitalen Kundenakte werden alle Informationen und Dokumente zu einem Kunden an einem Ort zusammengeführt. Ganz gleich ob Brief, eMail, Auftragsdokumente oder Lieferscheine, in der Kundenakte befindet sich jede Information. Mit einem Blick ist eine vollständige strukturierte Auskunft möglich und Prozesse und Abläufe sind schnell analysierbar. Hierdurch spart nicht nur der Mitarbeiter viel Zeit, auch der Kunde bekommt einen guten Eindruck, wenn seine Fragen schnell und eindeutig beantwortet werden!