Dabei werden häufig auf den Fileservern "wilde Ordnerstrukturen" aufgebaut, die das QM-Handbuch des Unternehmens abbilden. Für viele Mitarbeiter eine große Herausforderung, da die Dokumente ständig gepflegt und versioniert werden müssen. Doch wie erkennt der Sachbearbeiter, welche die aktuelle Version der Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung ist? Wurde die neue Version schon freigegeben oder ist sie noch in Bearbeitung? Die Standardfunktionen, die eine Ordner- und Dateiverwaltung mit sich führen, sind dabei nicht ausreichend.

Enterprise Content Management-Systeme können die Arbeit im Qualitätsmanagement deutlich vereinfachen. Funktionalitäten wie Versionierung oder einfache Prüfungs- und Freigabeprozesse bringen die DMS/ECM-Systeme heute bereits im Standard mit. Erweitert mit Funktionen, die eine strukturierte Ablage und Recherche der Dokumente ermöglichen, wird das QM-Handbuch transparent abgebildet. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf die Dokumente. Er erkennt auf einen Blick, welche Bereiche freigegeben sind oder sich aktuell in der Bearbeitung oder Prüfung befinden.

Die höhere Transparenz ermöglicht eine einfache Benutzbarkeit und optimiert gleichzeitig den Pflegeaufwand der QM-Dokumente. So sind alle Dokumente für das Qualitätsmanagement zentral und übersichtlich durch die Mitarbeiter nutzbar.