Die Schwierigkeit liegt zum Großteil in der Vielzahl unterschiedlicher Dokumente und Informationen. Überlaufende Archive und wachsendes Volumen auf den Fileservern zeigen das deutlich. Ein weiteres Problem besteht in der unterschiedlichen Art der Dokumente. So findet man heute auf den Fileservern Textverarbeitungsdokumente, die mit Anwendungen im Jahr 1995 erstellt wurden, genauso wie die CAD-Zeichnung aus der letzten Woche oder die eingescannte Reklamation aus dem letzten Jahr. Wie können diese Informationen revisionssicher vorgehalten werden?

Elektronische revisionssichere Archivlösungen unterstützen Unternehmen dabei, die Vielfalt an Dokumenten und Belegen in den Griff zu bekommen. Dabei werden alle Informationen digital aufbewahrt. Bereits elektronisch vorhandene Informationen werden ohne Medienbrüche direkt indexiert und archiviert. In der Regel werden darüberhinaus langzeitstabile Formate (TIF-Format, PDF/A-Format) generiert, um eine problemlose Anzeige in 10 oder mehr Jahren zu gewährleisten. Alle Papierbelege werden gescannt und ebenfalls mit einem beschreibenden Index versehen.

Über die Indexinformationen oder auch Volltextbestandteile können die Dokumente später wieder recherchiert und angezeigt werden. Dies geschieht über einen Recherche-Client oder direkt aus den führenden Anwendungen wie der Warenwirtschaft oder dem Rechnungswesen.

Revisionssichere Speicherverfahren sorgen dafür, dass die Dokumente während der Aufbewahrungszeit unveränderbar, nachvollziehbar oder jederzeit reproduzierbar vorgehalten werden. Das Gesamtverfahren sollte im Rahmen einer Verfahrensbeschreibung dokumentiert werden.

Mit einem elektronischen Archiv werden Sie in die Lage versetzt, Ihre Dokumente und Daten langzeitstabil aufzubewahren und jederzeit verfügbar zu haben. Das beschleunigt nicht nur die Recherche nach Belegen, sondern spart auch viel Platz in den Archivräumen. Die digitale Ablage ermöglicht zudem den zeitgleichen Zugriff auf Belege durch mehrere Anwender, auch über mehrere Standorte. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumenten-Logistik und schaffen zugleich mehr Transparenz in der Informationsorganisation. Elektronische Archive unterstützen Sie des weiteren, gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unternehmensinformationen nachzukommen.