Stadtwerke Borken setzen auf ECM-Services der CONTENiT AG

„Mehr Transparenz, weniger Papier: ein zentrales Kundeninformationssystem“. Die Stadtwerke Borken haben erfolgreich die ECM-Lösungen der CONTENiT AG integriert. In dem mehrmonatigen Projekt wurden die Geschäftsprozesse analysiert, optimiert und durch Unterstützung der ECM-Services realisiert.

Zu Jahresbeginn hat sich die Stadtwerke Borken/Westf. GmbH für die Einführung eines Enterprise Content Management Systems entschieden. Die Wahl fiel dabei auf die Lösung d.3 der d.velop AG. Als passender Integrationsdienstleister entschieden sich die Stadtwerke Borken für die Bocholter CONTENiT AG, Beratungsunternehmen und Systemintegrator für ECM-Lösungen.

Im ersten Schritt wurden im Rahmen einer Vorstudie gemeinsam mit den Beratern der CONTENiT AG die relevanten Aufgabenbereiche erarbeitet. Vorrangiges Ziel war, eine elektronische Hausanschlussakte sowie Stationsakten abzubilden. Ebenso wurde die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung als Schwerpunktthema definiert.

Nach einer Projekt KickOff-Veranstaltung mit den beteiligten Unternehmensbereichen wurden die einzelnen Fachbereiche einer gründlichen Ist-Aufnahme unterzogen. „Bestehende papiergebundene Prozesse in die digitale Welt zu holen, ohne die Prozesse zu optimieren, bringt wenig.“ so Jan Zastrow, Leiter Beratung und Vertrieb bei dem Beratungshaus. „Mehrwerte entstehen, wenn die Prozesse überdacht und in der digitalen Welt besser abgebildet werden.“ Mike Peters, Projektleiter seitens der Stadtwerke Borken: „Während der Ist-Aufnahme hatten wir mit den externen Mitarbeitern der CONTENiT die Möglichkeit, unsere Prozesse mit einem gewissen Abstand zu betrachten.“

Im Anschluss an die Aufnahme wurden Feinkonzepte für die Arbeitspakete erarbeitet. Schwerpunkt dabei war, alle genutzten Fachanwendungen miteinander in Einklang zu bringen. Als führende ERP-Lösung wird bei den Stadtwerken Borken Navision genutzt. Alle Informationen, die in Verbindung mit der Hausanschlussakte stehen, sollten also ohne größeren Aufwand bei der Erfassung direkt in das elektronische Archiv übergeben werden. Das betrifft sowohl elektronische Dokumente, als aber auch Papierdokumente.

Im Rahmen einer mehrwöchigen Pilotphase wurde dann die digitale Hausanschlussakte realisiert. Diverse Scanarbeitsplätze wurden eingerichtet, um die Papierdokumente möglichst zeitnah der Hausanschlussakte zuzuführen. Systemintegrationen für die ERP-Umgebung Navision, das geografische Informationssystem und natürlich das Office-Umfeld wurden umgesetzt. „Nach einer kurzen Schulung konnten die Mitarbeiter das neu gewonnene ECM-System auf Herz und Nieren prüfen.“, so Mike Peters von den Stadtwerken Borken.

Heute sind die Mitarbeiter in der Lage, alle für die Hausanschlussakte relevanten Informationen auf Knopfdruck zu erfassen oder zu recherchieren. Dabei erfolgen die Recherche und auch ein Teil des Dokumentenscannens einfach aus den führenden Fachanwendungen heraus. So unterstützt das ECM-System d.3 optimal die Mitarbeiter im Tagesgeschäft. Wege ins Archiv sind nicht mehr nötig, alle Informationen sind mit einem Klick verfügbar.

Ein ganzheitliches Kundeninformationssystem für die Mitarbeiter konnte so realisiert werden. „Das steigert die Effizienz, sorgt für mehr Transparenz und erhöht auch die Kundenzufriedenheit.“ sagt Mike Peters. „Und das war unser Ziel!“ Um auch auf Altakten zuzugreifen, werden im nächsten Schritt alle bestehenden Hausanschlussakten digitalisiert. Dann haben die Mitarbeiter auch alte Vorgänge im direkten Zugriff und können optimal auf die Kundenwünsche eingehen.

Das ECM-System auf Basis d.3 soll weiter ausgebaut werden, um auch in anderen Bereichen zu unterstützen. Mike Peters dazu: „Die CONTENiT AG ist für uns der richtige Partner. Wir verstehen uns. Und darauf kommt es bei erfolgreichen Projekten immer an - die Menschen!“

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