ECM-Lösungen sind ebenso vielfältig wie ihre Mehrwerte. Für Unternehmen, die sich nicht tagtäglich mit Enterprise Content Management  auseinandersetzen, ist es daher schwierig, entsprechende Möglichkeiten und Potentiale einzuschätzen und zu bewerten. Bereits die Abschätzung, welche Unternehmensabläufe, Informationsprozesse oder Teamarbeiten mit heutigen Technologien unterstützt werden können, ist ohne einen breiten Erfahrungshorizont nur schwer möglich.

Ebenso schwer ist es, die fundierte Entscheidungsgrundlage für oder gegen die Einführung einer ECM-Lösung herzuleiten. Neben ROI- bzw. Amortisationsrechnungen als quantitative Aspekte spielen gerade im ECM-Umfeld qualitative Mehrwerte entscheidende Rollen. Qualitätsverbesserung, größere Kundenzufriedenheit, höhere Transparenz – nur wenige klare Argumente für ECM-Lösungen, die sich in der Regel jedoch nur sehr schwer in Zahlen ausdrücken lassen.

Mit der Potentialberatung reflektiert die CONTENiT AG das breite Lösungsspektrum auf die individuelle Situation des Unternehmens, ermittelt sinnvolle Potentiale und schließt Ansätze mit geringem oder nicht vorhandenem Potential aus.

Eine einführende Potentialberatung lässt sich insbesondere in mittelständischen Unternehmen sehr zeiteffizient durchführen. Sie liefert Erkenntnisse über werthaltige Lösungen und deren Potentialbewertung, ermöglicht eine Priorisierung der (Teil-) Lösungen und bildet eine Grundlage für den Aufbau einer ECM-Strategie bzw. für ECM-Projekte.

Über die Potentialermittlung hinaus geht eine Strategieberatung. Zu Beginn steht auch hierbei die Potential- und Anforderungsanalyse sowie deren Bewertung. Als erstes Teilergebnis werden werthaltige Einsatzbereiche für ECM-Lösungen mit qualitativer und quantitativer Bewertung geliefert. Zusammen mit ergänzenden Anforderungen z. B. aus dem Bereich Compliance werden globale ECM-Ziele definiert und abgestimmt.

Die Erreichung der definierten Ziele mit resultierenden ECM-Systemen wird von organisatorischen und unternehmerischen Rahmenbedingungen beeinflusst. So stellen Organisations- und Informationsstrukturen mit ihren etablierten Geschäftsprozessen einen ebenso wichtigen Einflussfaktor dar wie die zukünftigen Anwender. Auch das Maß für die angestrebte Prozessveränderung spielt eine wichtige Planungsrolle. Zu den weiteren Faktoren gehört u.a. auch die IT-Strategie.

Die Strategieberatung berücksichtigt diese Faktoren und liefert hierdurch einen optimalen Realisationsweg zum Gesamtziel. In geeigneten Phasen werden sinnvolle Teilziele unter Berücksichtigung frühst- und größtmöglicher Nutzung der Potentiale ohne Überlastung der Organisation geplant. Eine kurz-, mittel- und langfristige ECM-Strategie ist das Resultat.

Die langfristige Sichtweise in der ECM-Strategie ist nicht nur „unternehmerischer Leitfaden“, sondern stellt auch die Basis für eine zielführende Systemauswahl zu Beginn eines ECM-Weges dar. Mit dieser Grundlage können so auch spätere Sackgassen oder Systemwechsel vermieden werden.

Die Auswahl und Einführung einer Lösung für Enterprise Content Management (ECM) in einem mittelständischen Unternehmen kann je nach Integrationsgrad und Aufgabenstellungen viel Mitarbeiterzeit in Anspruch nehmen. Das ist Zeit, die meist neben dem eigentlichen Tagesgeschäft aufgebracht werden muss. Hinzu kommt, dass sich die Mitarbeiter ECM-spezifisches Fachwissen aneignen und darüber hinaus Kompetenzen in der Organisation komplexer Projekte haben müssen.

Um Unternehmen bei dieser Aufgabe optimal zu unterstützen, bietet die CONTENiT AG umfängliche Projekt-Beratung für die Einführungsunterstützung an. Die Projektberatung begleitet hierbei entweder das gesamte Projekt von der Idee bis zum Regelbetrieb oder nach Bedarf auch nur einzelne Phasen.

Die Leistungen zur Projektberatung sind teilweise überschneidend, teilweise abgegrenzt von den Leistungen zum Projekt-Management. Eingesetzte Methoden und Werkzeuge sowie das eingebrachte Wissen sind weitestgehend identisch.