Enterprise Content Management (ECM) mit Microsoft Office

Von admin

Die Microsoft Office SharePoint Technologien haben für viel Aufsehen im ECM-Markt gesorgt. Der Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 enthält nach Angaben von Microsoft Serveranwendungen, die die organisatorische Effektivität erhöhen und die Interaktion von Personen, Inhalten, Prozessen und Geschäftsanwendungen verbessern. Der MOSS setzt auf die Windows SharePoint Services (WSS) 3.0 auf, die Bestandteil der Windows Server sind.

Welche ECM-Komponenten bietet Microsoft?

Die SharePoint- Produkte und –Technologien enthalten neben den Komponenten:
- Zusammenarbeit
- Portal
- Suche
- Formulargesteuerter Geschäftsprozess und
- Business Intelligence
umfangreiche Funktionen für Enterprise Content Management (ECM).
Schon die SharePoint Services enthalten Kernfunktionen für die Dokumentverwaltung wie: Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen, das Sperren von Dokumenten beim Ein- und Auschecken, umfangreiche deskriptive Metadaten, Workflow, inhaltstypabhängige Richtlinien sowie die Überwachung und rollenbasierte Zugriffskontrolle in der Dokumentbibliothek, den (Akten-) Ordnern und auf Einzeldokumentebene. Der Office SharePoint Server 2007 baut auf diesen Fähigkeiten auf, um eine verbesserte Dokumenterstellung, Verarbeitung von Geschäftsdokumenten, Webinhaltsverwaltung und Veröffentlichung im Web, Datensatzverwaltung, Richtlinienverwaltung und Unterstützung für mehrsprachiges Veröffentlichen zu ermöglichen.

Was braucht man denn sonst noch für ECM?

Diese Frage stellen sich derzeit scheinbar viele Unternehmen und die Antworten sind genauso vielfältig, wie die individuellen Anforderungen. Da es an dieser Stelle den Rahmen sprengen würde, die Funktionen der SharePoint-Produkte und -Technologien vollständig auf Grundlage der Definition „Enterprise Content Management“ zu untersuchen, sollen nur einige Funktionen betrachtet werden, die häufig von klassischen ECM-Anbietern genannt werden:

Scan to SharePoint
Der SharePoint enthält keine Technologien, um Papierdokumente einfach zu erfassen.

Rendition-Services for SharePoint
Der mitgelieferte Dokumentenkonverter unterstützt nur bestimmte (Office-) Formate. Mit zusätzlichen Rendition-Services können auch andere Formate (z.B. CAD-Zeichnungen) in ein langzeitstabiles Format überführt werden.

Image Viewing for SharePoint
Mit Image Viewing können die langzeitstabilen Formate (z.B. TIFF oder PDF/A) performant visualisiert werden.

Schnittstellen für SharePoint
Im Gegensatz zu Microsoft, verfügen die klassischen ECM-Anbieter häufig über fertige Schnittstellen zu Non-Microsoft-Applikationen.

Darüber hinaus werden noch andere Funktionalitäten wie z. B. die revisionssichere Langzeitarchivierung, die COLD-Archivierung oder Storage intensiv diskutiert.

Fazit:
Microsoft liefert mit den Windows SharePoint Services (WSS) und dem Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) einiges an Produkten und Technologien, mit denen Unternehmen ihre Anforderungen an Enterprise Content Management (ECM) abdecken können. Ob das jedoch im Einzelfall ausreicht, kann nicht pauschal beantwortet werden.
Die ECM-Blogger nehmen sich dieser Herausforderung an. Wir werden die ECM-Funktionalitäten vom SharePoint kritisch betrachten und hinsichtlich der ECM-Anforderungen untersuchen.

ECM-Blogger auf der SharePoint Konferenz

Wir werden vom 19.02. bis 21.02.2008 mit mehreren Autoren die deutsche SharePoint Konferenz 2008 in Frankfurt bloggen.
Dabei werden wir einen repräsentativen Ausschnitt der Vorträge für die verschiedenen Zielgruppen – Geschäftsentscheider, Fachabteilungsleiter, technische Entscheider und IT-Professionals besuchen und natürlich kurz bei ecm-blogger.de zusammenfassen. Ziel soll es sein, die Informationen aus den Vorträgen gebündelt zur Verfügung zu stellen und Anregungen für weitere Diskussionen zu liefern. Die Autoren vor Ort sind zertifizierte SharePoint-Spezialisten, die als Microsoft Gold Certified Partner mit der Information Worker Solutions Kompetenz über den Zugang zu den passenden Ressourcen verfügen.

Damit Sie sich über alle Informationen, die sich mit den SharePoint-Produkten und Technologien befassen, einen guten Überblick verschaffen können, haben wir für Sie die Kategorie "SharePoint-Special" eingerichet.
Gerne nehmen wir schon jetzt ihre Anregungen auf, um diese während der SharePoint Konferenz gezielt zu hinterfragen.

Tags: Lösungen, Microsoft SharePoint, Microsoft Office