Mittlerweile werden in vielen Unternehmen Dokumenten-Management- und Archivsysteme genutzt. Die Technologien haben sich bei den Anwendern etabliert und gehören zum Tagesgeschäft – so weit, so gut.
Häufig wird nicht berücksichtigt, dass die Verfahren und Prozesse, von der Erfassung und Indexierung der Dokumente bis hin zur gesicherten revisionssicheren Langzeitarchivierung, dokumentiert werden müssen – Stichwort: Verfahrensdokumentation. Dabei muss sowohl auf die organisatorischen Abläufe eingegangen werden, als aber auch die sich dahinter verbergenden technischen Prozesse und Systeme erläutert werden.
Ebenso muss dokumentiert sein, wie die Recherche und Reproduktion der Dokumente erfolgen kann, schließlich müssen die Informationen wieder in einem angemessenen Zeitraum zur Verfügung gestellt werden können. Wichtig ist auch, mit der Verfahrensdokumentation nicht nur eine Einmalaufnahme des Systems zum Zeitpunkt der Implementierung darzulegen, sondern auch Änderungen, die durch Systemoptimierungen und permanente Weiterentwicklungen entstehen, zu dokumentieren. Wer aktiv ECM lebt kennt den Aufwand, den jede Neuerung dabei mit sich bringen kann.
Auch wenn der Umfang dabei nicht genau festgeschrieben ist, sollte die Dokumentation die Revisionssicherheit beschreiben. Das bedeutet, dass die abgelegten Dokumente ordnungsgemäß, sicher vor Veränderungen und mit nachvollziehbaren Prozessen (Transparenz) abgelegt sind.
Bei der Verfahrensdokumentation können auch Dokumente helfen, die Sie im Rahmen der Vorstudie, der IST-Analyse, der technischen und organisatorischen Konzeption und Realisierungsplanung erstellt haben. Natürlich ist auch eine Systemdokumentation nach der Implementierung vorteilhaft und liefert wichtige Bestandteile für die Verfahrensbeschreibungen.
Weitere interessante Informationen finden Sie dazu auch beim VOI e. V., dem Verband Organisations- und Informationssysteme.
Bis bald
Jan Zastrow
