Projektmanagement mit Enterprise-Content-Mangement (ECM)

Von admin

Projektarbeit findet heute überwiegend in verteilten Projektteams statt, deren Mitglieder an unterschiedlichen Orten sitzen. Damit Planungs-, Steuerungs- und Controlling- aufgaben in der Projektarbeit gelöst werden können, sind Abstimmungsprozesse zwischen den Mitarbeitern des Projektteams in Verbindung mit IT-gestützten Unternehmensprozessen unabdingbar.  Welche Rolle Enterprise Content Management (ECM) zur Unterstützung des Projektmanagement einnehmen kann, soll hier dargestellt und zur Diskussion gestellt werden.

Mit der herkömmlichen IT-Infrastruktur stößt man schnell an die Grenzen der Zusammenartbeit. ECM bietet den Projektverantwortlichen und -mitarbeitern hilfreiche Vorlagen und Instrumente für alle Phasen der Projektarbeit. Die Projektdaten und -informationen sind jederzeit aktuell abrufbar. Dadurch erhöht sich die laufende Transparenz im Projekt. ECM bietet dem Projektteam zum Beispiel folgende Vorteile:

  • Verwalten von Projektterminen
  • Aufgabenlisten
  • Ankündigungen und Kontakte
  • Online-Bearbeitung der Dokumente (ggf. mit Workflow)
  • Versionierung der Dokumente
  • Informationszugriff zu weiteren Quellen
  • Online-Diskussionen

Der Projektleiter (nicht nur der IT-Administrator) kann zeitliche oder räumliche Einschränkungen für die Einsichtnahme auf wichtige Daten und Informationen treffen. Nicht jeder muss und soll auf alle Informationen zugreifen,  sie verändern, prüfen oder freigeben können. Mitarbeiter, Vorgesetzte oder externe Projektpartner ohne Schreibrechte sind dennoch immer informiert. Als teamübergreifende Gesamtlösung erleichtert Enterprise Content Mangement eine flexible Zusammenarbeit interner und externer Mitarbeiter und verbindet Informationen (ggf. aus verschiedenen Systemen) zu einer zentralen Portalansicht.

Wird ECM den Anforderungen eines komplexen Projektmanagements gerecht?

Geht es um Projekte mit Hunderten oder Tausenden von Vorgängen, werden die Bordmittel eines ECM-Systems unter Umständen den Anforderungen der Projektverwaltung nicht mehr gerecht. Für diese Anforderungen ist eine serverbasierte Fachanwendung, speziell für Projektmanagement (z.B. MS Project Server), empfehlenswert. Mit ECM lässt sich die einfache Form der Projektverwaltung als individuelles Lösungspaket jedoch relativ problemlos zusammenstellen.  Durch die Verbindung von Projektaufgaben mit Dokumenten, Listen, Verknüpfungen, Blogs, Wikis, etc. in Projektübersichten, lässt sich ein effizientes Projektmanagement ohne großen Aufwand realisieren.

Ein Vorteil von ECM-Lösungen ist der Umstand, dass sie sowohl für einzelne Teams und Abteilungen als auch für das ganze Unternehmen geeignet sind und Dokumente bzw. Informationen aus unterschiedlichsten Quellen zusammenführt. Hinsichtlich einer ganzheitlichen Strategie für das Informationsmanagement ist es deshalb empfehlenswert, die Möglichkeiten von Enterprise Content Management (ECM) auch für die Anforderungen an das Projektmanagement zu betrachten.

Natürlich sind in diesem Blog-Eintrag nicht alle Chancen und Risiken bezüglich des Einsatzes von ECM für das Projektmanagement darzustellen. Deshalb sind Kommentare, Anregungen, Lösungsvorschläge oder andere Beiträge herzlich willkommen.

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