Software-Auswahl in ECM-Projekten - Zieldefinition und Anforderungsanalyse

Von admin

Enterprise Content Management (ECM) wird zunehmend als entscheidender Wettbewerbsvorteil erkannt. Die teilweise unscharfen Abgrenzungen der Begriffe erschweren aber die Wahl des geeigneten Systems. Lange Projektlaufzeiten und hohe Anpassungsaufwendungen haben zumeist ihren Ursprung in Fehlern bei der Software-Auswahl.


Millionenschwere Softwareentscheidungen werden auch heute noch oft aus dem Bauch heraus aufgrund von Präsentationen oder Empfehlungen auf dem Golfplatz gefällt. Ein Grund ist die oft mangelhafte Vergleichbarkeit der Lösungsansätze, da die Anbieter eine klare Differenzierungstrategie wählen, die im ECM-Bereich bis zur Definition neuer Modewörter führt. Um eine den Anforderungen des individuellen Unternehmens entsprechende Lösung zu finden, muss eine strukturierte Analyse durchgeführt und ein Kriterienkatalog als Referenzmodell zur Bewertung erstellt werden.

Eine isolierte Betrachtung bringt nichts 

Grundvoraussetzung für die Betrachtung von ECM-Systemen ist die Abstraktion von Begriffen und Modulen der Hersteller auf konkrete Lösungsszenarien. Zudem ist eine ganzheitliche Betrachtung notwendig, da sich der Wert der Dokumente aus deren Verwendung in Prozessen bestimmt. Dies bedingt auch eine Analyse der Nutzerstrukturen und Zugriffsmöglichkeiten, da eine durchgängige Vorgangsbearbeitung nur durch die Einbindung verschiedener Anwendergruppen bspw. über die Integration von Fachanwendungen (ERP, CRM etc.) oder mobil verwendbaren Web-Clients möglich ist.

Definition klarer Ziele

Um ein erfolgreiches Auswahlprojekt durchführen zu können, ist eine klare Zieldefinition notwendig, die den gesamten Projektplan bestimmt. Hierfür ist festzulegen, welche Ergebnisse in welchen Bereichen mit welchem Ressourceneinsatz realisiert werden können und sollen. Dabei sind die Funktionalitäten und Möglichkeiten der Softwaresysteme zu beachten, denn eine reine Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse wird zu einem deutlich geringeren Return on Investment (ROI) des Gesamtprojekts führen. Moderne ECM-Systeme erlauben eine (Teil-) Automation vieler Schritte der Vorgangsbearbeitung, was in der Sollkonzeption des späteren Systemeinsatzes zu berücksichtigen ist.

Hierzu muss die Leistungsfähigkeit der ECM-Anwendungen bekannt sein. Unterstützung bei der Spezifikation der Strategie können neutrale Berater oder das Studium von Fachliteratur geben. Umfassende Marktübersichten geben einen Einblick in die unterschiedlichen Softwarekategorien und ordnen den einzelnen Modulen klare Einsatzbereiche zu. Dies erleichtert die Zielfindung sowie die darauf aufbauende Spezifikation der Anforderungen.

Messgrößen für den Erfolg festlegen 

Bei der Zuordnung von Messgrößen zu den identifizierten Zielen greift eine reine Kostenbetrachtung zu kurz. Zwar werden immer noch viele Projekte zur Ablösung von Papierarchiven und der damit verbundenen Einsparung von Druck- und Lagerkosten angestoßen, die wesentlichen Potenziale liegen aber in den veränderten Bearbeitungsstrukturen. Hier sind neben Kosten insbesondere Zeitaspekte zu berücksichtigen. Die Gesamtdurchlaufzeiten der Dokumentenbearbeitung sinken durch die schnellere elektronische Weiterleitung. Zudem entfallen mehrfache manuelle Erfassungsvorgänge.

Durch die Abbildung der Abläufe im System steigt die Prozesstransparenz, Anfragen von Kunden und Partnern können zeitnah beantwortet werden. In gleicher Weise können die Aufwendungen für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen oder die Umsetzung von Sicherungsstrategien durch den Einsatz eines ECM-Systems gesenkt und Synergieeffekte erzielt werden.

Durch den Vergleich der bisherigen Prozesse mit den durch die Einführung des ECM-Systems definierten Abläufen können Vorteile quantifiziert werden. Qualitätsaspekte können durch den eingesparten Korrekturaufwand in Kosten und Zeiten umgerechnet, zeitliche Einsparungen durch Stundensätze bewertet werden. Allerdings sind auch hier Grenzen bei der ROI-Berechnung gegeben, da die stärkere Konzentration auf das Kerngeschäft, die bessere Kunden- und Partnerbindung sowie strategische Auswirkungen nur qualitativ abgeschätzt werden können.

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