Optimales Vertragsmanagement

Von Jan Zastrow

In jedem Unternehmen bestehen die unterschiedlichsten Verträge. Mietverträge, Wartungsverträge, Telefonverträge … der Aufwand, alle Verträge zu organisieren und mit den dazugehörigen Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen zu verwalten ist enorm. Die Kosten, die durch die Vertragsorganisation entstehen, sind hoch – insbesondere, wenn Fristen versäumt werden, kann es teuer werden.

Abhilfe kann dabei das elektronische Vertragsmanagement schaffen. Dabei werden alle Verträge mit dazugehörigen Informationen digital erfasst. Relevante Vertragsdaten wie Optionen oder Fristen werden ebenfalls berücksichtigt. So sind die Systeme in der Lage, die zuständigen Mitarbeiter vor Ablauf einer Frist zu informieren. Über interne Wiedervorlagen beispielsweise können die Mitarbeiter in Intervallen erinnert werden. Aber auch regelbasierte Workflows, die über die Fortführung oder Kündigung Entscheidungen anfordern, können bei der schnellen Bearbeitung helfen.

Bereits in der Vertragsentstehung können Dokumenten-Management-Lösungen unterstützen. Bei komplexen Verträgen entstehen häufig im Austausch zwischen den Vertragsparteien unterschiedliche Versionen der Verträge, bis das Vertragswerk fertiggestellt ist. Hier können DM-Lösungen mit entsprechenden Versionierungen der Dokumente für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen.

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Im Webinar "Verträge optimal organisieren" werden die Mehrwerte eines elektronischen Vertragsmanagements aufgezeigt.

 

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