ECM aus der Cloud

Von Andre Hüttemann

Ein recht neuer Blickwinkel entwickelt sich zunehmend auch für das Enterprise Content Management: Cloud Computing bzw.  SAAS.

Ein genauerer Blick auf die Lösungen sei beim anhaltenden Cloud-Trend  gerechtfertigt. Zunächst einmal gelten die Pros und Contras der Wolke auch für das ECM: Viel Synergie, geringere Kosten, anspruchsvolle Vertragsgestaltung, flexible Lösungen "on demand" und (Un-)Sicherheit... das sind davon nur einige heiß diskutierten Themen.

Doch es gibt auch Besonderheiten. Zwei davon sollen an dieser Stelle angerissen werden: Das Vertragsende und der "kleine" Anwendungsfall.

Spätestens nach der neusten Novellierung des BDSG wird die "korrekte" Vertragsgestaltung erneut als rechtlich sehr anspruchsvoll deklariert. Das ist sie zwar auch, doch wer einmal einem Rechtsexperten zugehört hat wenn er über Haftungsrisiken und rechtliche Fallstricke von Webshops referiert hat, der wird auch nicht eCommerce in Frage stellen. Dieses Punkt läßt sich mit fachlichem Beistand klären. Doch einen Aspekt, der gerne unterschätzt wird, ist das Vertragsende. Im Falle von ECM wird in der Regel von großen Datenvolumen gesprochen, die dazu auch noch ihre Unveränderbarkeit belegen müssen. Da stellt sich beim Anbieterwechsel oder Insourcing schnell die Frage, wie die Terrabytes aus der Wolke tranferiert werden sollen. Die für diese Datenmengen zu geringe Bandbreite ist dabei nur ein Problem, der Nachweis der Revisionskonformität nach dem Transfer das Nächste. Verhindern läßt sich dieses Problem nur, wenn bereits bei Vertragsbeginn Rechte und Pflichten der Vertragspartner definiert werden. Der gute Anbieter dürfte diese Regelungen von sich aus im Vertrag definieren, andernfalls sollte der Kunde mit Wunsch auf unnötiger Abhängigkeit die Vereinbarungen fordern.

Sehr vorteilhaft präsentiert sich das ECM aus der Wolke im kleinen Anwendungsfall, wie ihn kleine oder mittlere Unternehmen oder autarke Lösungen für Fachabteilungen aufweisen. ECM-Lösungen sind technisch meist sehr komplexe Systeme bestehend aus Applikationsdiensten, Datenbanken, Speichern, Servern, Clientkomponenten, usw. Der Vorteil der meist sehr kurzen ECM-ROI-Zeiten wird in diesen Einsatzszenarien durch die Komplexität schnell zunichte gemacht. Weit hin ist es dann mit diesen prozessoptimierenden Lösungen im Mittelstand und kleinen Unternehmen. Hier hilft die Cloud, denn erstens entfallen hohe Anschaffungskosten und zweitens werden die oben genannten Ressourcen, und damit ihre Kosten auf viele Kunden verteilt. ECM auf hohem Niveau zu monatlichen und wirtschaftlichen Kosten. Damit ist die Wirtschaftlichkeit wieder gegeben. Und dank "on demand" und "Flexibilität" kann z.B. auch über digitale Projektakten für nur ein mehrmonatiges, internationales Projekt nachgedacht werden und der einzelne Kunde, der seine Rechnungen digital und signiert erhalten möchte, kann auch zufriedengestellt werden.

Am Ende eine kleine These: Beim "ECM aus der Cloud" wird es zukünftig wohl wie beim Wetter sein, nicht durchgängig wolkig aber auch nicht wolkenlos!

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