Microsoft SharePoint hat aktuell noch keine Werkzeuge, die das Scannen und Ablegen in SharePoint-Bibliotheken ermöglichen. Wenn Unternehmen jedoch ganzheitlich die Informationen im SharePoint verwalten möchten, müssen die Papierbelege dringend gemeinsam mit den elektronischen Dateien und Dokumenten organisiert sein.
ecspand capture batch ermöglicht schnelle Dokumentenerfassung
Abhilfe können hier verschiedene Lösungen schaffen. Einige Hersteller bieten bereits Produkte an, die das Einscannen ermöglichen und die Dokumente in Dokumentenbibliotheken ablegen. Beispielhaft die Erfassungslösung auf Basis der Produktsuite ecspand. Verfügbar ist eine Capture-Anwendung namens ecspand capture batch. Die Anwendung ermöglicht das stapelorientierte Erfassen von Dokumenten.
Erfasste Metadaten werden geprüft
Dabei werden die Dokumente eingescannt und in einer Anwendung indexiert. Vorhandene Daten, beispielsweise aus SharePoint oder anderen führenden Umgebungen wie dem ERP-System, werden zur Validierung hinzugezogen. So kann die Indexierung schnell und qualitätsgesichert erfolgen. Wer diesen Schritt automatisieren möchte, kann zuätzlich das Produkt ecspand classify nutzen. Anhand des Volltextes werden dann die unterschiedlichen Metadaten automatisiert erkannt, validiert und zur Indexierung genutzt. Das spart viel Zeit beim Scannen der Belege. Nach der Indexierung werden die Dokumente mit den dazugehörigen Metadaten in die jeweiligen SharePoint-Bibliotheken übergeben.
Die Lösung kann auch an mehreren Plätzen eingesetzt werden, was eine optimale Arbeitsteilung ermöglicht. So kann beispielsweise an mehreren Plätzen gescannt, an einem Platz die Qualitätssicherung und an weiteren Plätzen die Indexierung erfolgen. Auf diese Weise können stapelorientiert zig Dokumente gescannt und im SharePoint abgelegt werden.
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