Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die das Leben einfach machen - Stellen Sie sich als betroffener Mitarbeiter oder gar Verantwortlicher im Vertragsmanagement einmal folgende Situation vor: In der Vertragsanbahnung und Erstellung arbeiten Sie mit Ihren Kollegen und dem Vertragspartner den finalen Vertrag aus. Während dieser Phase sind Sie gut darüber informiert, wer zu welchem Zeitpunkt welche Version erstellt und kommentiert hat. Alle Entwürfe liegen zentral vor und Sie verzichten daher auf die „Konsolidierung“ unterschiedlicher Versionen der beteiligten Parteien. Zugehörige Informationen und Anhänge finden Sie an gleicher Stelle vor, ebenfalls mit aktuellen und historischen Ständen. Die endgültige Vertragsversion wird vor der Unterzeichnung von allen Verantwortlichen nachvollziehbar freigegeben, ganz ohne Reminder per E-Mail oder Telefon. Den unterzeichneten Vertrag finden Sie, wie alle Verträge, in der transparenten Übersicht sofort wieder. Mehr noch, Sie wissen immer dann, wenn es erforderlich ist, über Fristen, Laufzeiten, Kosten, Verhandlungsstände, Nachträge, usw. sofort Bescheid.
Und jetzt kommt eine weitere Entlastung: Sie werden sogar erinnert, wenn Sie Bescheid wissen müssen: „Die Kündigungsfrist von Vertrag 4711 läuft in 4 Wochen ab.“, „Vertrag 4712 endet in 8 Wochen. Die Verlängerungsoption kann bis zum … genutzt werden.“ , „Vertrag 4713 ist für die Nachverhandlung im kommenden Quartal vorgesehen.“
Sind das nicht die Entlastungen, die wir uns als verantwortliche Mitarbeiter wünschen und die wir in der heutigen komplexen Arbeitswelt auch brauchen. Wie viele Verträge werden zu selten nachverhandelt, bei wie vielen verstreichen die Kündigungsfristen und wie viele werden gar vergessen?
In Projekten zum Vertragsmanagement erleben wir immer wieder Erstaunen, wenn die anfängliche Inventarisierung so manche „Vertragsleiche“ ans Tageslicht befördert. Nicht genutzte Mobilfunkkarten und Telefonanschlüsse, Verträge mit überteuerten Uralttarifen bis hin zu Mietverträgen zu Objekten, die schon lange nicht mehr genutzt werden. Ja, sogar eine nichtgenutzte Lagerhalle wurde schon gefunden.
Was hat das ganze nun mit ECM Cloud Computing zu tun? Oben beschriebene und komfortable Situation kann mit Vertragsmanagement „aus der Cloud“ für jedes Unternehmen sehr einfach erzielt werden. Denn dieses kleine Stück „ECM“ kann zu sehr geringen monatliche Kosten gemietet werden ohne dass sich der Nutzer über Software, Hardware und Projektleistungen Gedanken machen muss. Smart eben sowie entlastend und nicht aufwändig und komplex.
Kritiker mögen jetzt sagen, dass ist zu kurz gedacht, ECM ist komplexer und ganzheitlicher. Damit mögen sie sogar Recht haben, erreichen aber am Ende nur, dass viele sinnvolle Lösungen gerade im Mittelstand nicht realisiert werden. Wer mag denn heute noch komplexe IT- und Organisationsprojekte?
Die gute ECM-Cloud-Lösung wird den notwendigen Weitblick berücksichtigen, Ausbaupotentiale bieten und den möglicher weise mal geforderten Wechsel von Cloud auf on-premise gewährleisten.
Ganz sicher schafft der smarte Einstieg nicht nur schnellen Nutzen sondern ganz gewiss auch ein besseres Bewusstsein der Anwender für ECM und dessen Potentiale. Ebenso bildet sich ein klareres Bild von einer möglichen ganzheitlichen Lösung des Unternehmens, ohne dass zahlreiche Beratungstage notwendig sind. Und wenn die jährlichen Einsparungen stets über den Ausgaben liegen und die sinnvolle und verwertbare Datenübergabe nach Mietende gewährleistet ist dann kann die Lösung auch einfach abgeschaltet werden, ohne dass von Fehlendscheidung oder Fehlinvestition gesprochen wird. Es wurde ja eine Zeitlang gespart und komfortabler gearbeitet!
