... eine nicht unübliche Begründung dafür, sich in der heutigen Zeit nicht mit Dokumenten-Management-Lösungen zu beschäftigen. Obwohl das klassische DMS bzw. noch treffender ECM (Enterprise Content Management) aus allen Kinderschuhen gewachsen ist, gibt es viele ungenutzte Einsatzbereiche.
Zugegeben, es ging tatsächlich häufig auch "ohne".
Selbst bei den Notwendigkeiten, die in der Vergangenheit marketingtechnisch gar zu wahren Drohungen ausformuliert wurden, erinnert man sich z.B. noch an die "GDPdU-Debatten" zur Archivierungspflicht. Und so fragen sich viele heute, wo denn die Prüfer sind, die mahnend angekündigt wurden. Wasser auf die Mühlen derjenigen, die sich bisher unternehmerisch gegen ECM-Lösungen entschieden haben.
Die Frage ist jedoch weniger, ob es nicht auch "ohne" geht, sondern viel mehr, wie es denn "mit" laufen würde.
Sicherlich lassen sich quantitative Faktoren ermitteln und die berühmte Amortisations- bzw. ROI-Rechnung aufstellen. In der Praxis erweisen sich diese sogar in der Regel als sehr lukrativ, wenn sich Amortisationen in zwei oder drei Jahren, z.T. sogar innerhalb des ersten Jahres fundiert darstellen lassen. In komplexeren Organisationen wird es jedoch schwer, jeden Benefit gleich in monetäre Effekte umzurechnen. Denn welches Unternehmen kann tatsächlich eruieren, wie viel Zeit das Personal in die Suche und Recherche von Informationen investiert. Wie oft und mit welchem Aufwand Verträge, Auftragsdokumente, Dokumentationen und Co. gesucht werden? Und welche Organisation, insbesondere mittelständig orientierte, haben nach Einführung eines DMS schon belegt, dass die in der ROI-Rechnung ermittelten Ressourceneinsparungen auch zu adäquaten Senkungen der Personalkosten geführt haben?
Fragen wir aber einmal anders. Wie viel stärker könnte die Kundenbindung sein, wenn man im Service auskunftsfähiger wäre? Was hätten die Mitarbeiter in Vertrieb, Controlling, Projektmanagement, Einkauf, usw. Woche für Woche mit den eingesparten Stunden mehr für das Unternehmen erreichen können? Welchen Wert hätte das Wissen des Unternehmens, wenn es zielgerichteter verfügbar wäre? Welche Auswirkungen hätte das auf die Qualität der Arbeit? Das weitere Fortsetzen dieser Fragenliste bringt an dieser Stelle erst mal keine weiteren Erkenntnisse. Vielmehr soll angedeutet werden, dass die Entscheidungen für ECM-Lösungen nicht nur auf einen kurzfristigen ROI zu beschränken sind. Ein strategischer und konsequenter Einsatz schafft (Weiter-) Entwicklungspotentiale, die meist noch werthaltiger sind als die monetär und kurzfristig spürbaren ROI-Faktoren.
In aktuellen Projekten ist so auch zunehmend spürbar, dass auch die Geschäftspartner in die eigene ECM-Strategie eingebaut werden. Nach dem Motto "Was in den eigenen vier Wänden erfolgreich ist, wird auch über die Wände hinaus erfolgreich sein!" erfolgt die konsequente Umsetzung langfristiger ECM-Strategien. Mit Lösungen zu Projekträumen, Technischer Dokumentation, Reklamationsmanagement, elektronischer Rechnungsstellung, usw. verlässt ECM somit bereits die eigenen Unternehmensgrenzen.
"Bisher ist es auch immer ohne gegangen" ... ist somit möglicherweise auch nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte kann sein, dass viel mehr der verfügbaren Energie des Unternehmens für den Kunden aufgebracht werden könnte, zu einem viel größeren Nutzen.
