Sinn der elektronischen Eingangsrechnung mit DMS & SharePoint

Von Andre Hüttemann

Die Wege so mancher Information durch ein Unternehmen sind schon bemerkenswert.  Sind die Informationen dann auch noch auf Papier gedruckt, so laufen sie zumal recht abenteuerliche Wege.

Wie es bei der Verarbeitung einer Eingangsrechung typischerweise zu mindestens 3 Kopien, mehr als 7 Tagen Durchlaufzeit und vielen Minuten Bearbeitungs- und Handlingsaufwand kommt, zeigt folgende Skizze:

 

Der Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen 
 Der Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen

Um es vorweg zu nehmen: Selbst dieser stark vereinfachte Weg sieht schon so unüberschauber aus, dass man eher uninteressiert drüber wegsieht. In der Praxis wird dieser Ablauf allerdings noch hinreichend mit zahlreichen Ausnahmen und Sonderregelungen ergänzt, sodaß aus dem "sieht in unserem Unternehmen recht einfach aus" schnell eine genügend große "Visio-Tapete" wird.

Was passiert also? Der Transport erfolgt auf dem "manuellen" Weg. Ebenso die (mehrfache) Ablage der Kopien. Die Kopien werden angelegt, damit verschiedenste Mitarbeiter die Eingangsrechnung für die weitere (abteilunsginterne) Verarbeitung im Zugriff haben: Die Buchhaltung das Original und die Fachabteilungen jeweils eine Kopie für "ihre" Vorgangsakte. Die Erstellung jeder Kopie kostet weiteren Handlingsaufwand, ebenso die Ablage und Verwaltung der Kopien. Ganz nebenbei kostet der Prozess vor allem der Buchhaltung weitere Zeit, weil er nur selten reibungslos durchläuft. Es stehen somit regelmäßige Nachfragen und Recherchen an, wo sich denn das zu prüfende Original aktuell befindet. Meist werden diese Recherchen durch den Eingang von Mahnungen "getriggert". Am Ende resultiert ein Vorgehen, was durch seine Ineffizienz dafür sorgt, dass das Unternehmen eben nicht nur um den ausgewiesenen Betrag "erleichtert" wird, sondern gleich auch noch um statistische 10,- bis 30,- Euro Verarbeitungskosten. An dem umgekehrten Fall, durch einen schnellen Prozess mit Skonto-Effekten zu sparen, ist meist gar nicht zu denken.

Was eigentlich mit dem Dokument geschehen soll ist aber viel trivialer, als der Weg und der Aufwand es vermuten läßt. Es soll die Status "geprüft" und "freigegeben" erhalten und damit sichergestellt werden, dass die Forderung berechtigt ist und die Zahlung erfolgen soll. Weiterhin soll die Rechnung abgelegt werden, damit für spätere Bearbeitungs- und Dokumentationszwecke wieder darauf zugegriffen werden kann.

Das es tatsächlich wieder so einfach werden kann zeigen die Workflow-Funktionen einiger ECM-Systeme. Einem Dokument, z. B. einer Eingangsrechnung, wird im ECM-System der Verarbeitungsweg automatisch zugeordnet. Dieser ergibt sich meist aus den Eigenschaften des Dokuments, z.B. bei der Rechnung dem Betrag, der bestellenden Fachabteilung, der berechneten Leistung, usw. Einige dieser Angaben können aus Drittsystemen, z.B. der Warenwirtschaft bei der Dokumentenerfassung im Hintergrund ergänzt werden. Von nun an wird das Dokument automatisch durch das Unternehmen geleitet. Ist der nächste Bearbeiter nicht im Hause, greift die Vertreterregelung, wird der folgende Verarbeitungsschritt verzögert, wird vom System erinnert oder eskaliert. Stets für alle transparent ist der Verarbeitungsstatus, auch ohne den Griff zum Telefon. Repräsentativ ist das Fazit  für die Rechnungsverarbeitung: Verkürzung der Durchlaufzeit auf einen kleinen Prozentsatz und Reduktion der Verarbeitungskosten auf Ein- bis Zweidrittel.

Workflows dieser Art gibt es übrigens viele in jedem Unternehmen: Urlaubsanträge, Beschaffungsanträge, Investitionsanträge, Reisekostenanträge, Bestellfreigaben, Reklamationen, Vertragsprüfungen und -freigaben, ...

Tags: Allgemein - Alle Artikel in der Übersicht, Eingangsrechnungsverarbeitung, Lösungen, Microsoft SharePoint