Projekträume mit Microsoft SharePoint

Digitale ProjekträumeDie Zusammenarbeit innerhalb von abteilungsübergreifenden Teams stellt insbesondere bei projektorientiert arbeitenden Unternehmen eine große Herausforderung dar. Die Projektmitarbeiter legen die Dokumente in eigenen Filestrukturen auf dem Server ab, die zumeist nur dem eigenen Fachbereich zugänglich sind. Aufgabenlisten werden häufig aktualisiert und per Mail verschickt, aktuelle Projektdokumente wandern von Postfach zu Postfach, bis sie fertiggestellt sind.

Von den Vorteilen bei der Dokumentenbearbeitung mit SharePoint haben wir bereits im Blog berichtet. So helfen beispielsweise die zentrale Ablage und Funktionen wie die Versionierung und Check-In/Check-Out-Routinen bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Aber wie sieht es mit Informationen aus, die nicht als klassische Dokumente zu einem Projekt gehören? Typische Beispiele sind Kontaktinformationen der Projektmitarbeiter oder externer Ansprechpartner, Terminplanung für das Projekt mit grafischer Darstellung, Aufgaben innerhalb des Projektes, Auswertungen und Reports zum aktuellen Projektstand, Daten aus anderen Anwendungen (z. B. SAP, Navision etc.) … die Liste könnte man je nach Art und Umfang der Projekte beliebig fortschreiben.

Projekträume helfen bei der Zusammenarbeit

Um Mitarbeiter schnell und präzise mit den richtigen Informationen zu versorgen, sind Projekträume eine tolle Möglichkeit. Alle Informationen, unabhängig ob Dokument oder Datensatz, können zentral abgelegt werden und von den berechtigten Mitarbeitern genutzt oder weiterbearbeitet werden. Über zentrale SharePoint-Listen können Informationen übersichtlich dargestellt, gefiltert oder direkt editiert werden. Kennzahlen aus der Warenwirtschaft können übersichtlich und aktuell mit geeigneten Indikatoren in Zahlen und Grafiken dargestellt werden. Für die Terminplanung können Kalender integriert werden – für komplexere Projekte auch mit einer Integration von Microsoft Project Server.

Templates für Projekträume in SharePoint

Für viele der Funktionalitäten bringt SharePoint bereits im Standard Werkzeuge mit. Gemeinsam mit dem SharePoint-Berater können Sie die Inhalte für Ihre Projekträume individuell auf die Bedürfnisse Ihres Projektgeschäftes abstimmen. So werden den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand gegeben, die für die effiziente Projektarbeit notwendig sind. Sie helfen den Mitarbeitern, die wichtigen Projektinformationen zentral, übersichtlich und aktuell zu finden und zu nutzen. Auf Basis unserer Projekterfahrungen haben wir für derartige Projekträume Templates entwickelt. Mit Hilfe geringfügiger Anpassungen und Einstellungen sind diese meist schnell einsatzbereit.

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