Digitale Personalakte für SharePoint

Von Jan Zastrow

Die digitale Personalakte steht bei vielen Personalchefs aktuell ganz oben auf der Wunschliste. Lange Zeit wurden die Dokumente, die sich im Laufe der Jahre bei einem Mitarbeiter ergeben, in einer klassischen papiergeführten Akte abgelegt. Bei einem Mitarbeiter, der 15 Jahre im Unternehmen tätig ist, können so jede Menge Belege entstehen.

Von der Bewerbung bis zum Abschlusszeugnis

Von den Bewerbungsunterlagen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meldungen zur Sozialversicherung, Kopien von Arbeitszeugnissen, absolvierte Prüfungen, Zertifikate, Urlaubsanträge bis hin zu den Vertragsunterlagen füllt sich die Personalakte über die Zeit zu einem stattlichen Papierstapel. Die digitale Personalakte setzt genau dort an: viele Belege müssen nicht zwingend in Papierform aufbewahrt und können viel einfacher in der elektronischen Personalakte geführt werden.

Zudem entstehen viele Dokumente im Personalbereich ohnehin in der digitalen Welt. Dies beginnt bereits bei der Einladung zum Bewerbungsgespräch. Was liegt also näher, als diese Dokumente direkt in der digitalen Welt zu behalten. Bei Belegen, die eine Unterschrift erfordern, kann direkt beim Erstellen ein Barcode aufgebracht werden, der beim späteren Scannen eine automatische Belegzuordnung ermöglicht. Sicherlich besteht nach wie vor der Bedarf, einige Dokumente in Papierform zu halten … das wiederum ist ohne weiteres möglich und kann durch organisatorische Abklärung leicht und verständlich abgegrenzt werden.

Welche Bedeutung kommt in diesem Fall nun SharePoint zu? Zum einen kann genau diese Personalakte im SharePoint abgebildet werden. Für Unternehmen, die ohnehin schon SharePoint nutzen, ist dies sicherlich ein Vorteil. Für diejenigen, die es noch nicht tun, ein guter Grund sich damit zu beschäftigen. Zum anderen schafft eine elektronische Aktenführung und die damit verbundenen digitalen Prozesse deutlich mehr Transparenz.

Alle Personaldokumente des Mitarbeiters in einer digitalen Akte

Auf diese Weise bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene digitale Personalseite. Dort finden die Personaler alle Informationen, die sie zu einem Mitarbeiter benötigen. In unterschiedlichen Bibliotheken werden die dazugehörigen Dokumente übersichtlich dargestellt. Darüber hinaus sorgt eine elektronische Personalakte, die alle Informationen unabhängig vom Ablageort darstellt und einen einfachen Einstieg in die Belegrecherche und –anzeige ermöglicht, für einen ganzheitlichen Überblick. Neben den Dokumenten können aber auch direkt Stammdaten angezeigt werden, die dem Personalsachbearbeiter sofort einen Überblick über den aktuellen Stand geben.

Eine eingeschränkte Sicht der Personalakte kann zudem auch Teamleitern, Geschäftsbereichsleitern und Abteilungsleitern zur Verfügung gestellt werden. Damit unterstützen die Informationen aus der digitalen Personalakte auch bei Mitarbeiterjahresgesprächen, Zielvereinbarungen etc..

Employee Self Services mit Microsoft SharePoint

Um Mitarbeiter selbst in die Prozesse zu integrieren, können auch bestimmte Services zur Verfügung gestellt werden. So kann der Mitarbeiter beispielsweise in seiner MySite, einem Mitarbeiterprofil in SharePoint, bestimmte Informationen wie Urlaubstagekonto, aktuelle Belege und persönliche Informationen sehen. Des Weiteren ist es möglich, die Urlaubsantragsbearbeitung direkt aus der MySite heraus zu starten. So haben die Anwender die Möglichkeit, Urlaubsanträge einfach online zu stellen oder sich über den Bearbeitungsstand eines Antrages zu informieren. Neuen Mitarbeitern können beispielsweise auch Checklisten zur Verfügung gestellt werden, die sie zur Abgabe bestimmter Unterlagen oder der Bestätigung der Kenntnisnahme von Richtlinien im Unternehmen auffordern.

Also vielseitige Anwendungsbeispiele, die sicherlich nicht allesamt für jedes Unternehmen gleichermaßen spannend sind. Das Potential jedoch ist groß und vielleicht ist auch für Ihr Unternehmen etwas dabei?

Aktuelle Webinare zu dem Thema finden Sie unserer Webinarübersicht. Weitere Informationen dazu finden Sie auch auf unserer Webseite.

Tags: Digitale Personalakte, Lösungen, Microsoft SharePoint