Integriertes Management punktet bei Microsoft SharePoint

Managementsysteme – Fluch und Segen zugleich. Und nahezu jedes Unternehmen ist mit ihnen in der jüngsten Vergangenheit mehr oder weniger intensiv in Berührung gekommen. Die bekanntesten Kandidaten hierbei sind sicherlich Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Umweltmanagement, aber auch IT-Sicherheitsmanagement, Gesundheitsmanagement und weitere gehören dazu. Alle zusammen bilden sie das Integrierte Management (IMS).

Die Gründe für den Betrieb von Managementsystemen im Unternehmen sind durchaus vielschichtig: Mal ist es der eigene Anspruch, ein thematisch höheres Niveau zu erreichen, oft fordern es Kunden und Interessenten im Rahmen von Geschäftsbeziehungen oder Ausschreibungen, oder es wird eingesetzt, um rechtlicher Anforderungen zu erfüllen und dieses zu dokumentieren.
Der Betrieb eines oder mehrerer Managementsysteme ist dabei durchaus nicht trivial, genau genommen sogar sehr komplex, wenn man es ernst meint. Schnell erkennt jeder Managementbeauftragte, dass es ohne geeignete Softwareunterstützung schwer wird, den Überblick zu bewahren und das System stets aktuell und entsprechend den veränderten Bedürfnissen zu halten. Ohne nun vertiefend auf die Leistungsfähigkeiten einzelner Softwareprodukte einzugehen, soll an dieser Stelle gezeigt werden, warum sich insbesondere auch SharePoint als Basis für Softwarelösungen zum Integrierten Management eignet. Schauen wir hierzu auf die wesentlichen Anforderungen:

Dokumentenverwaltung als Grundlage

Basis von Managementsystemen ist in der Regel das Handbuch, bestehend aus einer Vielzahl von Dokumenten. Hier werden Politik, Verantwortlichkeiten, Verfahren, Arbeitsanweisungen und mehr unternehmensspezifisch dokumentiert. Heißer Kandidat für die Erstellung und Aktualisierung der Handbuchdokumente ist Microsoft Office. Hieraus entstehen folgende Kernanforderungen an eine IMS-Software: Dokumente müssen stets für alle Mitarbeiter einsehbar sein, sie müssen dabei immer in der aktuellsten Version vorliegen und Änderungen müssen vor Veröffentlichung von einem begrenzten Kreis an Personen geprüft und freigegeben werden. Zudem wichtig: Die Dokumentation der Versionshistorie. Willkommen beim Dokumentenmanagement mit SharePoint: Ein-/auschecken, im Team bearbeiten, durch Workflows schicken, versionieren und Historie dokumentieren, mehr oder weniger Bordmittel der Collaborationsplattform.

Termine & Aufgaben

Managementsysteme sind “lebende” Systeme und dieses drückt sich insbesondere auch dadurch aus, dass ein funktionierendes System Aufgaben abwirft: Audits, Korrektur- und Optimierungsmaßnahmen, Prüfungen, usw. im Ergebnis “Aufgaben” mit den üblichen Attributen wie Zielterminen, Verantwortlichkeiten, Eskalationen, Status. Ist SharePoint strategisch im Einsatz, finden die Mitarbeiter ihre Aufgaben aus dem Tagesgeschäft üblicherweise auch hier wieder. Naheliegend nun, die IMS-Aufgaben ebenfalls im SharePoint zu verwalten und, idealerweise, auch dort zu generieren.
Bei komplexen Aufgaben ist man direkt im Projektmanagement und damit bei der Teamarbeit. Und so ist es doch smart, von der Maßnahme aus dem Risikomanagement oder dem Abweichungsbericht direkt in den Projektraum zu springen und den Status prüfen zu können.
Apropos Termine: Nicht nur Aufgaben erzeugen Termine, auch das gesamte Auditwesen. Interne und externe Audits wollen geplant und koordiniert werden (übrigens auch dokumentiert, s.o.). Ein effizienter Vorgang, wenn die Planung direkt im Einklag mit den Kalendern aller beteiligten Mitarbeiter stattfinden kann. Eine Funktion, die SharePoint und Exchange im EffEff beherrschen.

“Wenn wir wüssten was wir wissen…” Das Wissen der Mitarbeiter für den Verbesserungsprozess

Ein weiterer Pluspunkt für SharePoint: Wissensmanagement. Schlüssel für Qualitätssteigerungen, Risikominimierungen und Co. ist das Wissen der Mitarbeiter. Je besser dieses “zugänglich”, aber auch gefördert, wird um so effizienter wird das IMS. An dieser Stelle sind wir angekommen bei Wikis, Blogs, MySites. Deren Einsatz im Unternehmen ist meist noch in den Kinderschuhen, richtig genutzt jedoch ein extrem effizientes Werkzeug. Schließlich wissen die Mitarbeiter in ihrem Bereich oft am besten über Risiken, Potentiale und Verbesserungsmaßnahmen Bescheid.

Fazit

Ist SharePoint für das kollaborative Wissens- und Informationsmanagement im Einsatz, so ist es nur konsequent, logisch und naheliegend, die IT-Lösung für das Integrierte Management ebenfalls dort anzusiedeln. Alles andere würde dem Namen “Integriertes Management” aus einem ganz anderen Blickwinkel nicht gerecht werden und wäre auch irgendwie “unsmart”.

P.S.: Wer neugierig auf die Praxis ist findet die Lösung der CONTENiT AG auf der CeBIT 2013.

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