Was liegt denn da in der Post?

Veröffentlicht am 12. Juni 2013

Wer kennt das nicht?

Morgens kommt die Post auf den Schreibtisch und erst einmal muss diese gesichtet werden. Rechnungen, Lieferscheine, Einladungen zu Events etc.. Unwichtiges wird entsorgt. Bei den Rechnungen wird festgestellt, wer hat die Ware bestellt und dann wird das Dokument zum zuständigen Kollegen weitergegeben. Und dieser prüft seine Eingangspost aufs neue und entdeckt die Rechnung, beginnt eventuell mit der Prüfung usw...

Dokumentendigitalisierung ist heutzutage kein Hexenwerk mehr. ECM Systeme verwalten schon heute die Dokumente in den Unternehmen. Rechnungen werden in den meisten Anwendungsfällen mit den wichtigsten Informationen manuell verschlagwortet. Alles Routine...

Die eigentliche Herausforderung (das Sahnehäubchen) besteht in der automatischen Klassifizierung der gescannten Informationen. Was steht auf der Rechnung? Wer hat die Ware/Dienstleistung bestellt und ist für die Prüfung verantwortlich? Mit einem System zur Dokumentenklassifizierung können viele Informationen voll automatisch ermittelt werden. Rechnungsdatum, Kreditorennummer, Bankleitzahl, Kontonummer sogar ganze Tabellen werden über intelligente Algorithmen erkannt. Durch Berechnungen von beispielsweise Menge und Einzelpreis sind auch logische Prüfungen möglich. Mit der Unterstützung des führenden Warenwirtschaftssystems ist eine vollautomatische Kontrolle und Buchung realisierbar.

Sofware as a Service (SaaS) ist hier das Stichwort. Die Kosten für ein professionelles Klassifizierungssystem (nicht nur für Rechnungen...) bewegen sich schnell im fünfstelligen Bereich. Um diese Investitionskosten zu vermeiden, bieten einige Anbieter die Klassifizierung aus der Cloud an. Die Abrechnung erfolgt nach der Anzahl der bearbeiteten Dokumente bzw. Seiten. Welches ECM System die Belege importiert steht dem Kunden offen, egal ob es sich um SharePoint, d.3 oder eine andere Software handelt. Alles ist möglich!

Um die Sicherheit der Dokumente braucht man sich keine Sorgen machen. Aktuelle Verschlüsselungsalgorithmen und Rechenzentren, welche in Deutschland betrieben werden, garantieren einen hohen Sicherheitsstandard und Rechtskonformität.

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