In der Projektarbeit entstehen viele Dokumente: sei es durch die eigenen Projektmitarbeiter oder durch die Projektpartner. Unterschiedliche Versionen der Dokumente werden ausgetauscht, regelmäßig Aufgabenlisten und Projektpläne aktualisiert, Besprechungen durchgeführt und protokolliert … und so weiter. Wer in Projekten arbeitet, kennt die Vielzahl der Aufgaben, die mit dem Projektgeschäft einhergehen.
Dass elektronisches Dokumentenmanagement beim Handling der Dokumente die Mitarbeiter unterstützt, ist bekannt - beispielsweise mit Werkzeugen zur Klassifizierung und Strukturierung von Dokumenten, die Nutzung von Metadaten, die kontrollierte Versionierung von Inhalten und die bessere Nachvollziehbarkeit in den Abläufen. Ein weiterer Vorteil, der mit dem Einsatz von DMS genutzt werden kann, ist die Führung digitaler Akten. Sie helfen dabei, unterschiedliche Dokumente zu einem sachlichen Zusammenhang digital „zu klammern“. Und damit die Benutzung einfacher fällt, können digitale Akten wieder in übergeordneten Akten zusammengefasst werden. Dabei kann ein Dokument auch gleichzeitig in mehreren Akten geklammert sein, ohne mehrfach im System abgelegt werden zu müssen.
Beispiel Projektakte
Von starren Ordnerstrukturen zu dynamischen Aktenplänen
Auf diese Weise entstehen durch die Ablage der Dokumente … in der Regel automatisch im Hintergrund … Aktenstrukturen, die sich insbesondere in komplexen Sachverhalten als effiziente Werkzeuge in der Informationsrecherche darstellen. Unabhängig von der ursprünglichen Herkunft der Dokumente (E-Mail, Office-Dokumente, ERP-Ausgangsbelege, technische Zeichnungen etc.) können alle Informationen in die Struktur der Projektakte einfließen und erlauben dem Mitarbeiter dabei eine ganzheitliche Sicht auf den Vorgang.
Einmal im System abgelegt, jedoch in mehrere Vorgänge verknüpft
Über die Berechtigungen kann zudem gesteuert werden, dass jeder Mitarbeiter nur den Teil der digitalen Akte sehen kann, der für ihn relevant ist. Der Einkäufer sieht beispielsweise nur alle Einkaufsakten, die zu dem Projekt gehören. Gehört ein Beleg, zum Beispiel eine Sammelrechnung, in mehrere Beschaffungsvorgänge, kann er einfach einmal abgelegt und in alle relevanten Einkaufsakten verknüpft werden.
Schneller finden, was wichtig ist
Bei Projekten hilft diese Form der digitalen Aktenführung, schneller und einfacher auf Dokumente und die zugehörigen Informationen zuzugreifen. Das Suchen in verschiedenen Ablagen entfällt, da alle Informationen elektronisch geheftet und strukturiert abgelegt sind. Wenn Sie sich selbst einen Eindruck davon verschaffen wollen, wie die digitale Projektakte funktioniert, besuchen Sie doch ein Webinar bei uns. In 60 Minuten bekommen Sie einen Überblick über das Thema und sehen an Beispielen, wie die Aktenbildung funktioniert.
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