"Das beschriebene Vorgehen ist nur logisch, die Notwendigkeit jedem Mitarbeiter bekannt und über das Verfahren ist ja nun auch jedermann informiert. - Damit ist das Thema ein für alle Male erledigt."
Eine Wunschvorstellung für alle, die Verantwortung im Unternehmen tragen. Denn jeder Praktiker weiß, dass Prozess-, Arbeits- oder Betriebsanweisungen ohne weitere Unterstützung nur selten dauerhaft präsent bleiben. Eher wahrscheinlich ist die Aufnahme der gewünschten Handlungsweise mit einer mehr oder weniger motivierten Anfangseuphorie und der vorhersehbaren Halbwertszeit (also die Zeit, in der sich die Wirkung der Anweisung jeweils halbiert.) Gefühlt liegt sie bei einigen Tagen bis wenige Wochen. Antiproportional verläuft die Frustrationskurve bei den Managementbeauftragten und Mitarbeitern, schlimmstenfalls endend in Aussagen wie "QM macht einsam".
Unterstellt, dass auf sinnlose Handlungsanweisungen verzichtet wird (Abweichungen sollten zumindest einen (meist juristischer) Zwang erkennen lassen) stellt sich die Frage nach der Ursache und nach möglichen Auswegen. Über die Ursache lässt sich in der Informationstechnologie nur spekulieren, wir glauben grundsätzlich aber nicht an den unmotivierten "Verweigerer". Einen funktionierenden Ausweg können wir jedoch unterstützen:
Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Energie, Informations- oder Arbeitssicherheit werden heute bereits regelmäßig innerhalb der Dokumentenmanagementlösung oder im SharePoint abgebildet. Hierdurch wird die Dokumentenlenkung automatisiert und transparent, Prüf- und Freigabeprozesse inklusive. Über das Prozesshaus, die Aktennavigation oder über die Volltextsuche gelangt jeder Anwender schnell zur gewünschten Anweisung. Die Arbeit der IT-Lösung hier aufhören zu lassen ist aber insbesondere im Hinblick auf die Langzeitwirkung zu kurz gedacht. Ein paar Denkanstöße hierzu:
A) Der gefürchteten Halbwertszeit kann man prinzipiell durch Schulung, Aufklärung und Überprüfung entgegenwirken. Ein Autor kann die Halbwertszeit (pro Unternehmensbereich) seiner Anweisung (meist zähneknirschend oder frustriert) sehr gut einschätzen. Genauso gut könnte er aber auch mit Freigabe des Managementdokuments den erforderlichen Aufklärungs- und Schulungsaufwand definieren, um dieser Zeit entgegenzuwirken. Den eingesetzten IT-Lösungen fehlt an dieser Stelle aber oft die Funktion, den im Freigabeprozess sehr gut einschätzbaren und individuellen (Schulungs- und Aufklärungs-) Support zu erfassen und vom System steuern zu lassen. Das Resultat ist ein pauschaler und reaktiver Schulungsplan, der auf Basis von Fehlern und Auditabweichungen justiert wird. Den Motivations- und Akzeptanzunterschied zwischen proaktiver, unterstützender Schulung und auf Fehlern basierenden, reaktiven Schulungen kann jeder für sich selbst bestimmen.
B) Auch wenn alle Mitarbeiter optimal beim Betrieb des Managementsystems unterstützt werden, hat die Unternehmensleitung leider noch nicht alle Pflichten erfüllt. Rechtlich und auch organisatorisch begründet kommen verantwortliche Stellen ohne Überwachung nicht aus. Prädestiniert hierfür ist die Arbeitssicherheit. An dieser Stelle stecken viele Sorgen und z.T. Ängste leitender Mitarbeiter, die sich nicht selten in belastenden "Remindern" wiederspiegeln. "Das muss ich unbedingt noch überwachen ..." kreist der Fluch der Halbwertszeiten in den Köpfen. Auch hier fehlt es oft an informationstechnischer Unterstützung. Möchte ich nicht mit dem Zeitpunkt, an dem ich das regelnde Dokument freigebe, auch definieren, wie ich an welcher Stelle im Unternehmen das Regelwerk überwachen möchte. Wenn die IT-Lösung nun die Einhaltung aller definierten Kontrollen bei den internen Audits garantiert, kann ich mich als Verantwortlicher gedanklich von dem Thema lösen. Im negativen Fall meldet sich das System bei mir, wenn entweder nicht kontrolliert wurde oder wenn Abweichungen festgestellt wurden.
Eine sehr entlastende Situation, und durch die durchgängige Dokumentation des Regelwerks, der Schulungen dazu und der Überwachung kann jeder Verantwortliche, sei es der Qualitätsmanagementbeauftragter, Prozessverantwortlicher, Abteilungsleiter oder Geschäftsführer, die Einhaltung seiner Pflichten jederzeit nachweisen. Oder zurück zum Berichtsanfang: "Damit ist das Thema ein für alle Male erledigt."
Das myTeams IMS bietet eine Lösung für das Integrierte Management (IMS), die mit diesen und weiteren Aspekten über den Tellerrand der Dokumentenlenkung hinausblickt. Weitere Informationen zum myTeams IMS finden Sie unter myTeams IMS.
