Was kostet Sie ein Dokumenten-Management-System (DMS)?
Sollten Sie über den Kauf eines DMS nachdenken ist dies sicherlich eine Ihrer spannendsten Fragen. Leider ist die erste Antwort in den meisten Fällen nicht zufriedenstellend genug...
Warum?
Die Kosten eines DMS hängen maßgeblich von Ihren Anforderungen ab und können dadurch sehr stark variieren. Das macht eine realistische Preisangabe ad hoc nahezu unmöglich.
Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, welche 4 entscheidenden Fragen Sie sich stellen sollten, um eine möglichst genaue und realistische Preisspanne zu Ihrem DMS-Vorhaben zu erhalten.
1.) Welche Rahmenparameter sind zur Budgetierung einer DMS-Lösung notwendig?
Jedes Unternehmen ist anders. Auch Ihr Unternehmen unterscheidet sich von anderen in puncto Dokumentenmenge oder Anwenderanzahl, die mit einem DMS arbeiten müssen. Deshalb gilt es zunächst einen klaren Überblick über entscheidende Rahmenparameter eines DMS-Projektes zu erhalten. Erst auf Basis dieser Informationen kann eine erste Einschätzung zur Lizenzierung einer passenden DMS-Lösung erfolgen.
Wichtige Zusatzfragen zu den essenziellen Rahmenparametern sind z.B.:
- Wie viele Anwender arbeiten mit dem DMS?
- An wie vielen Standorten soll mit dem DMS gearbeitet werden?
- Welche Belege/Dokumente sind für Ihr DMS relevant?
- Wie viele Dokumente müssen pro Tag, Woche oder Jahr verarbeitet werden?
2.) Passt die momentane IT-Infrastruktur zu Ihrem DMS-Projektvorhaben?
Die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems ist, genauso wie bei anderer Software in Ihrem Unternehmen üblich, auf eine angemessene IT-Infrastruktur angewiesen. Kein Anwender hat Lust auf unperformante Systeme. Deshalb sollte eine der grundlegendsten Fragen vor Einführung einer DMS-Lösung sein, ob Ihre IT-Landschaft für die jeweilige Lösung ausgelegt ist. Sollten zur Erfüllung aller Systemvoraussetzungen zusätzliche IT-Infrastrukturbeschaffungen notwendig sein, sollte dies natürlich auch in Ihrer Kostenrechnung berücksichtigt werden.
Zu den wichtigsten Bestandteilen Ihrer IT-Infrastruktur zählen z.B.:
- Anzahl zur Verfügung stehender Server und Clients
- Betriebssysteme
- Datenbanksysteme
- Speicherhardware (z.B. zur revisionssicheren Archivierung)
Systemanforderungen sind logischerweise von Projekt zu Projekt unterschiedlich und müssen im Einzelfall abgestimmt werden. Sollten zusätzliche Investitionen erforderlich sein ist es natürlich um ein Vielfaches bequemer, wenn erforderliche Hardware etc. direkt durch den DMS-Anbieter, quasi aus einer Hand heraus, angeboten werden kann. Weitere Besonderheiten zur Projektierung von DMS-Projekten erklären wir Ihnen in unserem Whitepaper.
3.) Welche Besonderheiten spielen in Ihrem DMS-Projekt eine Rolle?
Dokumenten-Management, oft wird auch von Enterprise-Content-Management (ECM) gesprochen, ist mittlerweile mehr als das Bereitstellen von Werkzeugen zur digitalen Archivierung Ihrer Dokumente und Inhalte. Vielmehr gehören Workflow- und Kollaborations-Funktionalitäten bereits zum Standard leistungsfähiger DMS-Lösungen. Denn durch die Digitalisierung bestimmter geschäftsrelevanter Prozesse werden zusätzliche effizienzsteigernde Mehrwerte generiert. Deshalb gilt es vor der Einführung zu überlegen, welche Funktionalitäten über den Standard hinaus genutzt werden sollen. Hierzu zählen z.B. Schnittstellen zu Ihren führenden Systemen, Implementierung unternehmenseigener Workflows (z.B. Eingangsrechnungsworkflow) oder Abbildung bestimmter Vorgänge (z.B. Vertragsmanagement). Je nachdem, ob auf standardisierte Module/Schnittstellen zurückgegriffen werden kann oder individuelle Programmierleistungen erfolgen müssen, bedeutet dies oftmals zusätzliche Kosten für das Gesamtprojekt.
Tipp:Lassen Sie sich umfassend zu möglichen Erweiterungen und/oder Anpassungen über den Standard eines DMS hinaus beraten. Denn was heute evtl. noch nicht für Sie relevant ist, kann morgen schon ein wichtiges Thema für Ihr DMS sein. Deshalb ist es immer von Vorteil Klarheit über mögliche Ausbaustufen zu haben!
4.) Welche Kosten sind neben den klassischen Projektkosten noch zu beachten?
Dokumenten-Management-Systeme können heutzutage mittels unterschiedlichster Betriebsmodelle umgesetzt werden.
On-Premise: Die Installation und Einrichtung erfolgt auf hauseigener IT-Infrastruktur.
Hosting: Sie mieten oder kaufen die Infrastruktur innerhalb eines Rechenzentrums und lassen sich Ihre lizenzierte Software durch Ihren Hosting-Partner zur Verfügung stellen.
Cloud-Lösung: DMS-Funktionen werden Ihnen als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung gestellt.
Die unterschiedlichen Betriebsmodelle bieten jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt. Durch Wahl des jeweiligen Betriebsmodells sind auch unterschiedliche Kostenstrukturen zu erwarten.
Ausgehend vom zurzeit noch gängigsten Modell in Deutschland - den on-premise Installationen - sind zusätzliche Kosten in Form von z.B. Software-Wartung zu erwarten. Dabei gibt es unterschiedliche Kostenmodelle einzelner DMS-Anbieter. Informieren Sie sich auch hier rechtzeitig über laufende oder einmalige Kosten zur Softwarepflege oder dem Support des Regelbetriebs. Diese koste sollten auf jeden Fall in Ihre Kalkulation mit aufgenommen werden.
Fazit:
Wie Sie diesem Beitrag entnehmen können, ist eine möglichst präzise Preisangabe zum Betrieb einer DMS-Lösung erst nach Abklärung grundsätzlicher Fragen möglich. Deshalb sind Budgetindikationen meistens erst nach dem Austausch essenzieller Informationen möglich. Sie wollen über Ihre Anforderungen sprechen? Wir beantworten Ihre Fragen gerne!
Zu den oben aufgeführten Punkten kommt hinzu, dass Software intuitiv und praktikabel für die Endanwender sein muss. Ob das für Ihr Vorhaben der Fall ist, können Sie erst bewerten, wenn Sie einen Live-Eindruck der DMS-Lösung bekommen. Deshalb machen Live-Präsentationen oder Webinare immer Sinn. Dadurch bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Funktionen und Mehrwerte sich hinter den Kosten eines DMS verbirgen. Hier erhalten Sie einen kostenlosen Einblick in unterschiedliche Anwendungsgebiete der DMS-Lösung d.3ecm.
