Während ungewollte Vertragsverlängerungen oder -strafen in großen Firmen aufgrund der Finanzkraft oftmals als Kollateralschäden abgehandelt werden, kann falsches Vertragsmanagement in kleineren und mittleren Unternehmen schnell zu schmerzhaften finanziellen Einbußen führen. Jeder, der beispielsweise schon einmal vergessen hat einen unnötigen oder nicht mehr rentablen Handyvertrag zu kündigen, kann den daraus resultierenden Ärger nachempfinden. Im Umfeld von mittelständischen Unternehmen dreht es sich jedoch häufig um größere Beträge. Deshalb ist das Thema Vertragsmanagement im Mittelstand durchaus ernst zu nehmen.
Verträge digital organisieren schafft Transparenz
Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge in Papierform, indem diese in Ordner abgeheftet werden und danach in Regalen verschwinden. Meistens werden Verträge erst dann wieder interessant, wenn es zu Problemen oder Fragen rund um einen einzelnen Kontrakt kommt. Die Recherche und Sichtung der benötigten Informationen nimmt neben Arbeitszeit auch die Nerven der Organisationsmitglieder in Anspruch. Unterschiedliche Ablagesysteme unterschiedlicher Mitarbeiter führen schnell zu Verwirrungen und aufwendigen Vorgangsrecherchen.
Fristen und Aufgaben rund um die Verträge im Griff
Deshalb ist eine Digitalisierungsstrategie des Vertragsmanagements überlegenswert. Durch das Organisieren per Software ergeben sich Möglichkeiten, weit über Tabellenkalkulationen und Fristensetzungen in Terminkalendern hinaus. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrages kann mittels digitaler Verwaltung einfach organisiert und überwacht werden. Angefangen bei der Erarbeitung von Verträgen durch gespeicherte Vorlagen, über die Versionierung bei Änderungen, bis hin zu Termin- und Fristüberwachungen ist der Zustand eines jeden Vertrags zu jeder Zeit transparent. Auch in puncto Datenschutz und Sicherheit bieten die Softwarelösungen Abhilfe. Verträge können nur bestimmten Anwendern zugänglich gemacht werden. Zuständigkeiten können klar zugeordnet werden.
Alle Dokumente in der digitalen Vertragsakte
Als weiterer Wettbewerbsvorteil eines elektronischen Dokumentenmanagements gegenüber dem „analogen“ Aktenschrank ist das Potenzial über die Verträge hinaus anzusehen. Nicht nur Verträge, sondern auch alle zugehörigen Dokumente wie Schriftverkehr per Post oder E-Mail, Vertragsanhänge und Nachträge, aber auch kaufmännische Belege wie Rechnungen können digital abgelegt werden. Daraus ergibt sich eine ganzheitliche Organisation aller Belege … auch im gesamten Unternehmen. ECM – Enterprise Content Management – ist der Schlüssel zur Digitalisierung. Die ECM-Systeme verwalten alle Dokumente, die in einer Unternehmung erstellt, bearbeitet und vorgehalten werden. Dadurch entstehen Synergieeffekte. Denn durch verstärkte Arbeitsteilung wird der effiziente Austausch wichtiger Dokumente und Informationen unterschiedlicher Abteilungsmitglieder innerhalb von Organisationen immer wichtiger. Komplettlösungen in Form von Dokumentenmanagementsystemen machen es möglich, dass jedes Dokument für jeden Anwender zugänglich wird. Zeit kann eingespart werden und Nerven bei der Dokumentensuche werden geschont. Das führt zur Entlastung der Mitarbeiter und schafft Motivation für die produktiven Aufgaben im Geschäftsalltag.
Für Informationen rund um das Thema Vertragsmanagement gibt es hier weiterführende Inhalte. Empfehlenswert sind die regelmäßig stattfindenden Webinare, die eine gute Gelegenheit bieten, Handhabung, Vorteile und Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems (speziell in puncto Vertragsmanagement) "live" zu erfahren...
