Die revisionssichere Archivierung wird vom Gesetzgeber klar geregelt und gilt für jede Art der Archivierung.
Aufbewahrungspflicht
Alle geschäftsrelevanten Dokumente eines Unternehmens, z.B. Verträge und eMails, müssen jederzeit und über eine bestimmte Zeit für den Gesetzgeber zugänglich sein. Je nach Art und Branche liegen die Aufbewahrungsfristen für die meisten Geschäftsdokumente bei 6 Jahren (z.B. Geschäftsbriefe) oder 10 Jahren (z.B. Rechnungen).
Die Aufbewahrung von Belegen wird dabei unter anderem durch das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung beschrieben. In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischen Form zum Datenzugriff – kurz GoBD – werden die Anforderungen spezifiziert (siehe Bundesfinanzministerium).
Grundsätze für die elektronische Archivierung
Auf Basis der oben genannten Vorschriften müssen verschiedene Vorgaben für die elektronische Archivierung eingehalten werden. Dies entspricht letztendlich den gleichen Anforderungen, die für alle (Papier-) Dokumente gelten, die ein Unternehmen aufbewahren muss.
Die Dokumente müssen auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden. Bei elektronischen Dokumenten kommt die Pflicht zur Datensicherung hinzu. Das umfasst sowohl den Schutz vor unberechtigten Zugriffen (z.B. Personalakten) als auch ein umfassendes Backup.
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- Jan Zastrow, Leiter Beratung und Vertrieb, Telefon 02871 23688-730, E-Mail jan.zastrow@contenit.de
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