Damit das so bleibt und jeder Mitarbeiter im Unternehmen seinen wohlverdienten Urlaub zu seiner gewünschten Zeit erhält, sollten Urlaubsanträge zeitnah bearbeitet werden. In kleinen Firmen mit einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern übernimmt die Geschäftsleitung meist die Personal- und somit auch die Urlaubsplanung. Eine schnelle Bearbeitung ist dadurch in der Regel möglich.
In mittleren bis großen Organisationen gehören Urlaubsantragsverfahren mit mehreren Instanzen zur üblichen Prozedur. Dabei werden Urlaubsanträge beispielsweise in Form von auszufüllenden Formularen, Word-Vorlagen oder per Mail „durch das Haus gereicht“. Team- oder Abteilungsleiter prüfen die Anträge und die Verfügbarkeiten von Vertretern für die Urlaubszeit. Steht aktuell ein Projekt an, in dem der Mitarbeiter benötigt wird? In welchen Projekten ist der Mitarbeiter heute involviert und welchen Einfluss hat der beantragte Urlaub auf die Projektplanung?
Im Rücklauf bekommt der Mitarbeiter dann seine Urlaubsgenehmigung – oder eben nicht. Zum Abschluss geht eine Informationen an die Personalabteilung, um das Urlaubskonto des Mitarbeiters zu aktualisieren. Das gesamte Verfahren kann je nach Unternehmensgröße mehrere Tage in Anspruch nehmen. Wandert dabei der Urlaubsantrag als Papierbeleg durch das Unternehmen, so nimmt dies Zeit in Anspruch. In der Regel haben Urlaubsantragsprüfer, wie Teamleiter in Unternehmen ein breites Aufgabegebiet, sodass die die Prüfung von Urlaubsanträgen nicht unbedingt ganz oben auf der Prioritätenliste steht.
Die Digitalisierung des Urlaubsantragsverfahrens macht dabei durchaus Sinn. Denn neben Zeitersparnissen können auch Kosten für die Bearbeitung gespart werden. Außerdem erhöhen digitale Urlaubsantragsverfahren die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn das Feedback zum Antrag schnell wieder im digitalen Postfach des Antragsstellers liegt.
Der Vorteil digitalisierter Prozesse ist, dass jeder Prozessschritt einfach und transparent ist. Durch die Konfiguration von Workflowprozessen wird ein reibungsloser Durchlauf von Urlaubsanträgen garantiert. Urlaubsformulare werden per Mausklick abgesendet, landen sofort im digitalen Postkorb des Bearbeiters und können schnell weitergegeben werden. Folglich gehört das Lagern in Ablagefächern und die damit einhergehende Verschleppung des Prozesses fortan der Vergangenheit an. Jeder Antrag kann an jeder Stelle und zu jeder Zeit nachvollzogen werden. Insbesondere für Unternehmen mit verschiedenen Standorten ist das wichtig. Durch Workflows und eine Integration in Personalbuchhaltungssoftware können Urlaubsdaten direkt abgefragt und aktualisiert werden. Das spart ebenso Zeit in der Personalabteilung.
Schlussendlich müssen Unternehmen den für Sie besten Weg im Umgang mit Prozessen wie dem Urlaubsantrag finden. Die Digitalisierung schreitet voran – und macht auch vor der schönsten Zeit im Jahr keinen Halt. In diesem Sinne … eine schöne und sonnige Urlaubszeit!
