Neben dem Dienstleistungssektor spielen die Fertigungsunternehmen in Deutschland selbstverständlich eine entscheidende Rolle für das Wohl der deutschen Gesamtwirtschaft. In nahezu jedem Wirtschaftszweig existieren unzählige produzierende Unternehmen. Dabei haben fast alle Firmen mit einem stark ausgeprägten Fertigungsbereich eine Gemeinsamkeit: produktionsspezifische Dokumente und Informationen müssen mit anderen Abteilungen ausgetauscht werden, damit die Prozesse zum Wohl der Unternehmung abgestimmt werden können. Zudem sind diese Dokumente wertvolle Unternehmensressourcen, die es bedarfsgerecht aufzubewahren und zu schützen gilt.
In diesem Sachverhalt sehen Experten einen Ansatzpunkt für Unternehmen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der Dokumentenfluss zwischen Fertigungsabteilung und mitwirkenden Abteilungen bietet reichlich Potenzial zur Optimierung.
In der Produktion fallen etliche Dokumente unterschiedlichster Form an. Von Bauplänen, Dokumentationen, Planungsunterlagen, Notizen, Briefen, E-Mails, Protokollen bis hin zu Fotos von Maschinen etc. existiert eine Vielzahl von Dokumenten in den verschiedensten Formaten. Diese Dokumente müssen nach rechtlichen und regulativen Anforderungen sowie ökonomischen Gesichtspunkten verwaltet werden. Da ist es nicht verwundernd, wenn Mitarbeiter den Überblick über die Flut der Dokumente verlieren. Außerdem liegt es in der Natur der Sache, dass bei arbeitsteiligen Vorgängen mit mehreren Akteuren der Status bzw. der Aufenthaltsort eines Originaldokuments unklar ist. Häufig werden Kopien angefertigt, die die Wahrung des Überblicks noch schwieriger machen. Je mehr Kopien angefertigt werden, desto komplexer wird auch das Thema der Datensicherheit. Denkt man die oben beschriebenen Problematiken weiter, so können schnell schwerwiegende – meist finanzielle – Folgen auftreten. Vertragsstreitigkeiten, Patent- und Produkthaftungsklagen sind keine Seltenheit.
Der vorangegangene Anriss der Probleme im „Produktionsalltag“ bestätigt die eingangs erwähnte These des Optimierungspotenzials. Hier setzen moderne Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) an. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Anpassung an die heutigen technologischen Gegebenheiten. Dokumente digitalisieren und digital verwalten ist heutzutage kein Hexenwerk mehr. Informationsaustausch bedarf nur noch weniger Mausklicks. Speicherkapazitäten für Unmengen an Dokumenten sind (technisch und finanziell) realisierbar.
Deswegen sind DMS- Lösungen in Fertigungsbetrieben eine hilfreiche Unterstützung. Dokumente jeglicher Art können bequem in digitaler Form verwaltet und bearbeitet werden. Papierwuchs wird minimiert. Prozesse werden dahingehend erleichtert, dass manuelle Arbeiten des Dokumentenmanagements durch digitale Unterstützung abgenommen werden. Ein Projektleiter kann dadurch z.B. Bau-, Zeit oder Kapazitätspläne zusammen mit dem Produktionsleiter bearbeiten. Workflow- Prozesse können abteilungsübergreifend (Produktion/Vertrieb, Einkauf/Produktion, Geschäftsführung/Produktion) initiiert werden. Das Ganze funktioniert über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg und auch standortübergreifend. Somit entsteht Platz für andere, produktivere Arbeiten. Der Wettbewerbsfaktor Zeit kann also für noch kürzere Entwicklungs- und Produktionszeiten ausgenutzt werden. Nebenbei entsteht eine ganzheitliche Übersicht, welche die Transparenz der Fertigungstiefe deutlich steigert.
Die Datensicherheit wird durch moderne DMS- Lösungen ebenso verbessert. Berechtigungsstrukturen verhindern den Einblick unberechtigter Personen. Die Nachvollziehbarkeit wird durch die Versionierung der Dokumente sichergestellt. Insgesamt werden alle Dokumente revisionssicher verwaltet, so dass eine ganzheitliche Organisation aller Informationen möglich ist.
Fazit
Die Digitalisierung ist für Unternehmen längst keine unmögliche Mammutaufgabe mehr und führt auch in produzierenden Betrieben zu langfristigen Wettbewerbsvorteilen.
