Was steckt eigentlich hinter einem Dokumenten Management System (DMS) und warum ist die eine Lösung besser als die andere? Es gibt eine Vielzahl an DMS Anbietern, die eine gute Software entwickelt haben. Was ist also die Basis für die DMS-Entscheidung?
Ganzheitlicher Ansatz - alle wichtigen Funktionen aus einem Haus
Bei der Auswahl einer Unternehmenssoftware sollte immer die gesamte IT-Infrastruktur mit einbezogen werden. Eine losgelöste Betrachtung für einen Fach- oder Funktionsbereich kommt heute nicht mehr in Betracht. Es ist immer das Ziel Insellösungen abzuschaffen (bzw. zu reduzieren) oder von Anfang an auf eine Lösung zu setzen, die auch andere Funktionsbereiche abdeckt:
- Eingangspostverarbeitung
- eMail Management
- Scannen und klassifizieren
- Elektronische Archivierung
- Digitale Akten
- Workflow Designer
- ERP Integration
- MS Office
Grundfunktionen des DMS
Ein Großteil der Arbeitszeit wird in vielen Unternehmen durch das Suchen und Nichtauffinden der entsprechenden Dokumente verbracht. Dazu kommt die ungehemmte Vervielfältigung, was zu verschiedenen Versionen des Dokumentes und zu einem hohen Datenaufkommen führt.
- Effiziente Erfassung der Dokumente – Scannen und klassifizieren
- Strukturierte Dokumentenablage – Eine Version, ein Dokument
- Gesetzeskonform und revisionssicher – Wenn schon, denn schon
- Schnelle und einfache Suche – Finden ist das Zauberwort
Integration mit ERP Systemen und MS Office/SharePoint
Neben der Möglichkeit, weitere Softwarebausteine der bestehenden Lösung hinzuzufügen, ist es enorm wichtig auch auf die Daten anderer Systeme (ERP, CRM, FiBu) zuzugreifen und austauschen zu können.
Eine gute Software lebt zudem von der Bedienerfreundlichkeit und der Einbindung von MS Office. Es gibt wohl kaum einen Anwender, der nicht schon mit Microsoft Produkten gearbeitet hat und damit umgehen kann.
Der Weg zum Ziel
d.velop d.3ecm ist in seiner Grundfunktion ein Archiv, DMS und Workflow System und bietet die Grundlage, jedes Unternehmen und deren Geschäftsprozesse realistisch abzubilden. Mit über 6.000 Kunden aus allen Branchen und 24 Jahren Markterfahrung ist d.velop ein führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM).
Unverbindliche Beratung
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- Jan Zastrow, Leiter Beratung und Vertrieb, Telefon 02871 23688-730, E-Mail jan.zastrow@contenit.de
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