Das Potential im digitalen Vertragsmanagement

Von Andre Hüttemann

Verträge definieren im Unternehmen nahezu jedes Handeln und dennoch ist die Vertragssituation oft intransparent. Dieser Zustand entsteht bereits in der Vertragsentstehung, wenn einzelne Klauseln ausgehandelt, geprüft und genehmigt werden. Hier bauen die Verantwortlichen im Prinzip schon sehr früh auf grundsätzlich unproblematische Vertragsverläufe, denn im "Vertragsmanagement by E-Mail" lassen sich mit zeitlichen Abstand Diskrepanzen nur aufwändig klären. Wer welche Klausel eingebracht, geändert, geprüft und freigegeben hat, ergibt sich in der Klärungsrunde …

Gewohnheitstier Vertragsrechnung

Selbst bei Standardverträgen werden nicht selten mit Vertragszeichnung Verschwendungen initiiert: Die Fachabteilung benötigt einen Service, der Vertrag und die Kosten werden mit Bestellung meist einmalig geprüft. Laufen Verträge dann einmal, so finden nicht alle ihr Ende in einer bedarfsgerechten Kündigung. Der Einkauf vertraut der regelmäßigen Überprüfung durch die Fachabteilung, während diese eine Überprüfung auf nach wie vor gegebener Notwendigkeit schon mal oberflächlich durchführt. Wechsel von Ansprechpartnern in den Fachabteilungen erhöhen hierbei den Effekt merklich. Im Ergebnis verbleiben Vertragsleichen.

Amortisation durch Vertragsinventarisierung

Nicht selten führt daher allein die Vertragsinventarisierung bei der Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung zur erheblichen Projektkostenamortisation.

 

Vertragsakte schafft Überblick

Ist die Lösung erst einmal im Einsatz, garantieren Automatismen, dass oben genannte Effekte der Vergangenheit angehören. Es ist ersichtlich, wer welche Vertragsversion erstellt, geprüft und freigegeben hat. Workflows steuern die Erinnerungen an Nachverhandlungen, Kündigungen oder Ablauf von Garantie- und Gewährleistungszeiten. In der digitalen Vertragsakte findet der Anwender sämtliche Ergänzungen, Nebenabreden, Rechnungen und Co. im Kontext des Vertrags. Ebenso lassen sich Verträge klassifizieren. Mit einem Klick sind dann z.B. alle Verträge mit Vertraulichkeitsverpflichtung sichtbar, alle KFZ-Verträge, alle Mietverträge, usw.. Eine wichtige Funktion in vielen kaufmännischen Vorgängen.

Lösungen für SharePoint und d.3ecm

Das Vertragsmanagement ist zwischenzeitlich derart wichtiger Bestandteil einer Dokumenten-Management Plattform geworden, dass die CONTENiT Standard- wie auch Individuallösungen für die ECM-Suite d.3 sowie für Microsoft SharePoint bietet.

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Tags: Lösungen, Vertragsmanagement, Digitale Akten