Vor einiger Zeit trat ich in Beratungsgespräche mit einem Interessenten ein, der seine Rechnungseingangsverarbeitung optimieren will. Bei der Erörterung der Schmerzpunkte im Rechnungsverarbeitungsprozess merkte ich jedoch schnell, dass viele Aufgabenstellungen so oder so ähnlich immer wieder in Beratungsgesprächen auftreten. Daher möchte ich Ihnen nun aufzeigen, wie Sie wieder Spaß beim Bezahlen Ihrer Rechnungen bekommen können (sofern Geld ausgeben Spaß machen kann).
1. Zeitliche Verschleppung des Prozesses
Das Kernproblem vieler Kunden und Interessenten ist häufig die zu lange Bearbeitungszeit von Rechnungen. Kein Wunder, dass mein Gesprächspartner im Beratungsgespräch eine Bearbeitungszeit von ca. 14 Tagen pro Rechnung angegeben hat. Stellt man sich vor, dass Rechnungen (wenn nicht genau adressiert) an einer zentralen Poststelle geöffnet werden müssen, zugeordnet werden und dann auf einen langen hausinternen Weg gehen, dann ist klar, wo die Zeit bleibt. Kuriergänge im Haus, Lagern in Ablagefächern und falsche Zuordnungen sind nur einige Hindernisse, die den Gesamtprozess ausbremsen. Besonders erschwert, wird die Arbeit dann bei abteilungsübergreifenden Prozessen. Von der zentralen Postannahmestelle oder dem Einkauf, über den sachlichen Prüfer in der Fachabteilung bis zur rechnerischen Prüfung und Verbuchung in der Buchhaltung gleitet die Rechnung durch viele Hände, bevor der Rechnungssteller den Zahlungseingang letztendlich verbuchen kann.
2. Intransparenz im Gesamtprozess
Ein weiterer Bauchschmerzfaktor meines Interessenten war die fehlende Übersicht über den Stand von Rechnungen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten steigt die Fehleranfälligkeit rapide an, wenn nicht klar ist, wo sich welche Rechnung aktuell befindet. Noch schlimmer wird es, wenn nicht einmal bekannt ist, ob eine Rechnung überhaupt schon im Rechnungsprozess bearbeitet wird. Beispiel: Ein Lieferant schickt die gleiche Rechnung an einen Nebenstandort und gleichzeitig an die Zentrale. Zwei Rechnungen werden aufgenommen. Das bürokratische Chaos das durch intransparente Arbeitsweisen entsteht, kann man sich leicht vorstellen. Suboptimal!
3. Zu hohe Kosten der Bearbeitung
Und last but not least ziehen alle Arbeitsaufwände rund um Rechnungsbearbeitungen Personalkosten nach sich. Das Nachtelefonieren, Abstimmen per E-Mail, Kopieren von Belegen und Suchen in Akten ist zeitaufwändig und aus Unternehmenssicht sehr kostspielig. Getreu dem Motto „Zeit ist Geld“ bekommen viele Kostenverantwortliche, wie auch mein Gesprächspartner, ein ungutes Gefühl, wenn sie erfahren, wie viel Geld sie tagtäglich für solche Bürokratievorgänge verschleudern.
Die Lösung: Effizienzgewinne durch das digitale Arbeiten erzielen!
Es gibt kein Allheilmittel, das von jetzt auf gleich zur Lösung der drei geschilderten Probleme führt. Ziel sollte daher eine langfristige Digitalisierungsstrategie sein. Auch mein Interessent war der Meinung, dass die Digitalisierung des Gesamtprozesses der Rechnungsverarbeitung entschärfend wirken kann. Denn viele Umstände ändern sich, wenn man Dokumente wie Rechnungen digital bearbeiten kann. Und zwar fließend und im Einklang mit anderen Mitarbeitern.
Es ist eben schneller eine Rechnung einzuscannen, digital abzurufen und weiterzuleiten, als es in der papierbasierten Variante der Fall ist. Moderne Dokumentenmanagementsysteme schaffen dabei die nötige Transparenz. Rechnung 123 von Lieferant XY ist per Mausklick recherchierbar. Keine 10 Sekunden werden dafür benötigt. Und jetzt überlegen Sie noch einmal, wie lange dieser Vorgang bei Ihnen heute dauert! Auch der Kostenfaktor kann durch Digitalisierung der Dokumentenarbeit reduziert werden. Kopier- und Arbeitskosten rund um Dokumentenmanagement können um bis zu 30% eingespart werden. Das Ganze auf ein Arbeitsjahr hochgerechnet führt schnell zur Erkenntnis, dass Amortisationszeiten von digitalen Dokumentenmanagementsystemen gar nicht so angsteinflößend sind, wie vielerorts angenommen.
Wie ein solch digitaler Weg einer Rechnung durch Ihr Unternehmen aussehen kann, können Sie aber auch gerne in unseren Webinaren verfolgen. Lernen Sie dort kostenlos mehr zur Digitalisierung von Geschäftsdokumenten und zum automatisierten, digitalen Eingangsrechnungsworkflow in unseren Webinaren kennen. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
Und übrigens: Der Interessent entschied sich für die Eingangsrechnungsverarbeitung in unserem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm und bekommt demnächst nur noch Bauchschmerzen, wenn er zu viel Sushi beim Besuch seines Lieblingsrestaurants isst!;-)
