Kosten senken – aber richtig!

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Die Wirtschaftswoche informiert über nachhaltige Kostensenkung – und gibt gleichzeitig Tipps für die Umsetzung eines ECM-Projektes

Tipps für die Umsetzung eines ECM-Projektes

Im Artikel So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig [1] vom 01.03.2017 gibt die Wirtschaftswoche Tipps, wie man nachhaltig Unternehmenskosten senken kann. Auch die Einführung eines ECM-Systems zur Abbildung von Digitalen Geschäftsprozessen kann langfristig zur Reduzierung und Optimierung der Unternehmenskosten beitragen.

Angefangen von der Überzeugung der Mitarbeiter für die Notwendigkeit der Veränderung durch ein frühzeitiges Involvieren [2], über die Rückendeckung aus der Führungsetage [3] sowie eine frühzeitige und regelmäßige Kommunikation [4] bis hin zu einem strategischen Projektmanagement [5] – all diese Tipps sind auch für die Einführung eines ECM-Systems anwendbar und hilfreich.

„Um die notwendigen Veränderungen durchzusetzen, müssen Kostenursachen analysiert werden und nicht nur deren Symptome.“ [6] Das gilt natürlich auch für die Digitalisierung von Prozessen. Bevor Prozesse mit Hilfe von digitalen Lösungen effizienter gestaltet werden können, muss Kenntnis über den aktuellen Ablauf der Prozesse sowie ihrer Prozessschritte vorhanden sein. Ist dies der Fall, kann eine mögliche Abbildung der Prozesse mit digitalen Lösungen konzipiert und anschließend umgesetzt werden.

Laut wikipedia ist ein Optimum „das beste erreichbare Resultat im Sinne eines Kompromisses zwischen verschiedenen Parametern oder Eigenschaften unter dem Aspekt einer Anwendung, einer Nutzung oder eines Zieles.“ [7] Wer kostenoptimiert arbeiten will, muss sich den möglichen Einsparpotentialen, also den intern beeinflussbaren Parametern seines Prozesses widmen, denn nicht alle Rahmenparameter, die einen Prozess bestimmen, liegen in Ihrem Handlungsrahmen.

Digitalisierung von Prozessen hilft Kosten senken

Nehmen wir einmal das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung. Verzichten können Sie auf diesen Prozess nicht. Dass Eingangsrechnungen in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Wegen eingehen, können Sie (vermutlich) nicht beeinflussen, wie viele Eingangsrechnungen pro Tag eingehen, liegt außerhalb Ihrer Macht und auch die Notwendigkeit zur Verbuchung der Eingangsrechnungen können Sie nicht abstellen. Was Sie aber verändern können, sind die Prozesse, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. In unserem Beispiel ist das also der Prozess vom Eingang der Rechnung in Ihrem Unternehmen bis zur Buchung in Ihrer FiBu. Wenn Ihr Ziel ist, diesen Prozess kostentechnisch zu optimieren, müssen Sie aus den gegebenen Rahmenparametern ein Optimum herausarbeiten. Optimierung von Prozessen bedeutet aber immer Veränderung. Die Digitalisierung von Prozessen (zu Zwecken der Kostenoptimierung) folglich auch. Da ist es immens wichtig, dass nicht nur die Führungsetage von der Entscheidung überzeugt ist, sondern dass auch die Mitarbeiter verstehen, warum sich ihre alltägliche Arbeit zukünftig verändern wird. [8] Man sollte die Anforderungen der Mitarbeiter an den Prozess zu kennen, um ihnen den „neuen, digitalen Prozess“ möglichst angenehm und intuitiv gestalten zu können. Denn nur so kann eine hohe Akzeptanz des neuen Systems erreicht werden und das System infolge dessen effizient genutzt werden.

Damit der Geschäftsalltag nicht von einem solchen Transformationsprozess behindert wird, ist es daher unabdingbar, ein eigens für die Einführung des ECM-Systems zusammengestelltes Projektteam vorzuhalten. „Dessen zentrale Aufgabe ist es, den komplexen Veränderungsprozess zu begleiten und die vielen beteiligten funktionsübergreifenden Teams zu steuern.“ [9] Dieses Team wird dann durch unsere Mitarbeiter ergänzt, damit wir gemeinsam das für Sie passendste Konzept erarbeiten und umsetzen können.

Also! Worauf warten Sie noch? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren und Ihre Kosten senken!

 

 

[1] http://www.wiwo.de/erfolg/management-der-zukunft/kostenoptimierung-so-senken-sie-ihre-ausgaben-nachhaltig/19435630.html?social=xing&xing_share=news

[2] Vgl.  So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 2.

[3] Vgl.  So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 3.

[4] Vgl.  So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 10.

[5] Vgl.  So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 9.

[6] So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 7.

[7] https://de.wikipedia.org/wiki/Optimum

[8] Vgl. So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017).

[9] So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig (2017), S. 9.

 

 

Quellenangaben:

  1. [So senken Sie Ihre Ausgaben nachhaltig, (2017)], Wirtschaftswoche,01.03.2017 (http://www.wiwo.de/erfolg/management-der-zukunft/kostenoptimierung-so-senken-sie-ihre-ausgaben-nachhaltig/19435630.html?social=xing&xing_share=news), zuletzt geprüft am 02.03.2017, 09:59 Uhr.

Der Autor bezieht sich darin auf das Buch „Fit for Growth“ von Couto|Plansky|Caglar, erschienen 2017 im Wiley Verlag.

  1. https://de.wikipedia.org/wiki/Optimum, zuletzt geprüft am 02.03.2017, 11:47 Uhr.

 

 

 

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