Wem bringt die digitale Personalakte konkrete Mehrwerte?

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Auf den ersten Blick könnte man davon ausgehen, dass durch die digitale Personalakte neben der Personalabteilung für keine weitere Personengruppe im Unternehmen Mehrwerte entstehen. Das dem nicht so ist, zeigt mein Blogbeitrag. Es gibt genug Gründe das einmal genauer zu durchleuchten:

1. Personaler

Na klar! Personalakten sind das „täglich Brot“ der Mitarbeiter im HR-Bereich. Da ist es nur logisch, dass eine digitale Personalakte diesen Kollegen auch die größte Arbeitserleichterung bringt. Vor Allem vor dem Hintergrund, dass angeschlossene Prozesse, wie z.B. die automatisierte Gehaltsabrechnung in digitaler Form, Bearbeitungsaufwände und -zeiten geradezu pulverisiert. Lästiges Suchen von Personalakten in Archiven oder mühsames Kopieren und Abheften von Dokumenten entfallen. Informationsbeschaffung per Mausklick – schnell, einfach und effizient. Das bedeutet Finden und nicht Suchen!

2. Mitarbeiter in den Fachabteilungen

Aber prinzipiell ist eine digitale Personalakte nicht nur Werkzeug der Personalabteilung. Im Grunde genommen profitiert die ganze Belegschaft von digitalen Arbeitsweisen im Personalwesen. HR-Prozesse betreffen in irgendeiner Art und Weise jeden Mitarbeiter. Ein konkretes Beispiel ist der Urlaubsantragsworkflow: Mithilfe eines digitalen Urlaubsantragsworkflows kann jeder Mitarbeiter den Inhalt seiner digitalen Personalakte selbst einsehen und verändern. Änderungen von Adressstammdaten oder die neue Bankverbindung können direkt durch die Mitarbeiter digital eingereicht werden. Viele Punkte, die zu dem noch die Personalabteilung entlasten. Ist beispielsweise der Urlaubsantrag im digitalen Personalarchiv, heftet dieser sich ganz automatisch in die jeweilige digitale Personalakte ab. Workflows, die zur Genehmigung und/oder Kenntnisnahme durchlaufen werden, senken außerdem auch hier wieder Durchlauf- und Liegezeiten. Und auf die motivierende Wirkung eines schnell genehmigten Urlaubsantrags gehe ich an dieser Stelle nicht weiter ein.

3. Unternehmensführung

Mit dieser dritten Personengruppe sind alle Verantwortlichen gemeint, die die Finanzen im Blick behalten müssen. Die Auswertung von Produktivitäts-und Kostenkennzahlen spielt dabei eine wichtige Rolle. Die zuvor erwähnten Mehrwerte in Form von Zeit- oder Kostenersparnissen können durch digitale Personalakten, bzw. generell durch digitales Dokumentenmanagement, erheblich zum Wohle des Unternehmens beitragen. Im Idealfall kann eingespartes Geld effizienter genutzt werden und die Wettbewerbsposition eines Unternehmens nachhaltig ausgebaut werden.

4. Mitarbeiter, die Sie gar nicht eingestellt haben

Diese letzte Personengruppe lässt Sie jetzt wahrscheinlich stutzig werden. Sie denken zurecht: „Was haben Bewerber mit unseren Personalakten zu tun?“.
Die Rede ist vom digitalen Bewerbermanagement. Denn gerade das effiziente Organisieren von Bewerbungsunterlagen in Form von Weiterleiten zu entsprechenden Bearbeitern, automatisierten Vorstellungsgesprächseinladungen oder zeitnahen Zu- bzw. Absagen zur ausgeschriebenen Stelle können Ihrem Unternehmen in der Außendarstellung auf ein neues Niveau verhelfen. Und der positive Nebeneffekt: Im Falle einer Einstellung sind aufbewahrungspflichte Informationen bereits direkt im System!

 

 

Da Sie garantiert zu einer der angesprochenen Personengruppen gehören, lade ich Sie abschließend recht herzlich zu unserem Webinar „Digitalisierung von HR-Prozessen“ ein. 😉
Lernen Sie einige in diesem Blog angesprochene und weitere Lösungen rund um die die digitale Personalakte sehr praxisnah kennen und machen Sie Schluss mit ineffizienten Arbeitsweisen im Personalbereich!

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