Die halbe Welt spricht vom papierlosen Büro – aber was soll das eigentlich bringen? Und was bedeutet das?
Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft kommt nur langsam voran, trotzdem spricht gefühlt jeder von „Der Digitalisierung“ oder dem „papierlosen“ Büro. Warum es sich lohnt, Vorreiter zu sein und seine Prozesse zu digitalisieren, wollen wir Ihnen heute anhand von fünf guten Gründen beweisen:
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Der Kunde erwartet digitale Dienstleistung
So langsam haben die ersten Digital Natives den Arbeitsmarkt erobert und auch Arbeitnehmer, die nicht mit digitalen Medien aufgewachsen sind, wissen die Schnelligkeit und Effizienz digitaler Prozesse mittlerweile sehr zu schätzen.
Wer seinen Kunden nun digitale Dienste bieten möchte, muss dafür natürlich zunächst die Hintergrund-Prozesse im Unternehmen digitalisieren und sein Büro papierlos gestalten, damit die Prozesse direkt durchgehend abgebildet werden können. Ein- und Ausgangsrechnungen sollten elektronisch erstellt und vorgehalten werden, Verträge digital verwaltet werden und Akten in Papierform der Vergangenheit angehören. Das Ganze funktioniert wunderbar gut mit einem Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM). Denn damit benötigen Sie schlichtweg kein Papier mehr, um Ihre geschäftsrelevanten Dokumente zu archivieren und die Prozesse transparent und ohne Medienbrüche abbilden zu können.
Abb. 1: Mit ECM zu digitalen Arbeitsweisen
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Verfügbarkeit der Dokumente überall, jederzeit und papierlos
Und für genau diejenigen, die sie benötigen. Mit einem ECM-System werden ein- und ausgehende Dokumente (sofern sie nicht schon digital vorliegen) gescannt, erfasst und klassifiziert und direkt in Digitale Akten einsortiert. Über eine Einschränkung via Kategorien und so genannte Attributfelder oder über eine Volltext-Suche können diese Dokumente dann überall und jederzeit von allen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden – wenn sie die entsprechenden Berechtigungen dazu haben. Die gesamte Erfassung ist damit schneller und weniger fehleranfällig als bislang und Mitarbeiter können schon Sekunden nach der Erfassung auf alle Dokumente zugreifen und – falls nötig – direkt Workflows starten und die Informationen somit auf Ihren Weg durch das Unternehmen bringen. Auch von unterwegs sind alle geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit verfügbar und Workflows wie die Freigabe von Rechnungen oder Urlaubsanträgen können sogar von mobilen Endgeräten freigegeben werden. Mit den Lösungen von d.3ecm ist mobiles Arbeiten kinderleicht!
Wissen ist schnell und einfach verfügbar. Überall.
Abb. 2: Funktionsweise eines Dokumenten Management Systems (DMS) [Quelle: d.velop]
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Vermeidung von Informationssilos
Sämtliche zu bzw. mit einem Kunden ausgetauschte Dokumente werden in einem zentralen Repository abgelegt und bilden dort automatisch eine Akte. Das betrifft Dokumente, die im ERP erzeugt werden genauso wie Office-Dokumente und eingehende und ausgehende E-Mails. Neu hinzugefügte Dokumente werden automatisch einsortiert. Die Oberflächen, mit denen Sie auf diese Akten zugreifen sind einfach und übersichtlich gehalten, aber auch individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Der Geschäftsführer, der von unterwegs nur eine Rechnung freigeben möchte, benötigt schließlich eine andere, abgespecktere Oberfläche als der Vertriebs-Mitarbeiter oder der Power-User in der Sachbearbeitung.
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Transparenz in den Prozessen und erhöhte Prozessgeschwindigkeit sowie –sicherheit
Mit Digitalen Akten haben Sie nicht nur jederzeit und überall Zugriff auf alle Dokumente, Sie können auch den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen und sehen, welcher Benutzer zuletzt am Dokument gearbeitet hat. Es gibt keine redundante Datenhaltung mehr, weil jedes Dokument nur einmal vorliegt und jeder den gleichen Versionsstand vorliegen hat. So werden Ihre Prozesse nicht nur schneller und effizienter, sondern eben auch wesentlich transparenter. Und ganz nebenbei erfüllen Sie mit einem ECM-System auch noch die Rechtsvorgaben aus GoBD und EU-Datenschutzgrundverordnung.
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Integration in Fachanwendungen
Aufgaben sollen da erledigt werden, wo sie anfallen: in der Fachanwendung. Für die Lösungen von d.velop kein Problem. Sie werden einfach nahtlos in Ihre Fachanwendungen oder Ihre E-Mailapplikation integriert, die Mitarbeiter müssen nicht umdenken und haben die gewünschten Informationen direkt in ihrer bekannten Oberfläche zur Hand. Geschäftsrelevante Unterlagen können direkt aus der Fachanwendung archiviert und dem zentralen Repository hinzugefügt werden. Langwierige Anwenderschulungen oder gebetsmühlenartiges Einreden auf veränderungsscheue Kollegen sind dadurch nicht nötig. Die Mitarbeiter werden von selbst merken, wie einfach, unkompliziert und arbeitserleichternd das neue Tool sein wird!
Abb. 3: DMS Anwendung in Microsoft Outlook
Sie merken, es gibt eigentlich nur wenig Gründe gegen ein papierloses Büro. Worauf warten Sie also noch? Seien Sie Vorreiter in der Digitalisierung und zeigen Sie Deutschland, wo vorne ist!
