Im Laufe der Recherche nach einer geeigneten Lösung für digitales Dokumentenmanagement ist so mancher Entscheider von der Fülle an Möglichkeiten überfordert.
- Wie nimmt die Idee der digitalen Prozesse in meinem Unternehmen Gestalt an?
- Was muss getan werden, damit ein solches Projekt ein Erfolg wird?
- Auf welche Bedingungen muss besonders geachtet werden?
Erfolg oder Misserfolg eines DMS-Projektes hängen sehr stark von der Herangehensweise an das Projekt ab. Deshalb verraten wir Ihnen heute 4 Tipps für erfolgreiche DMS-Projekte aus unseren Projekterfahrungen.
1. Gute Vorbereitung
Bevor Sie sich auf die Suche nach einem passenden System zur Organisation Ihrer Papierbelege machen, müssen grundsätzliche Fragen geklärt sein, wie z.B.:
- Welche Dokumentenarten und welche damit verbundenen Prozesse sollen digitalisiert werden?
- Wie viele Dokumente werden voraussichtlich in das digitale System archiviert?
- Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem System arbeiten?
- Wie schaffe ich Insellösungen durch intelligente Schnittstellen ab?
- ...
Sie müssen sich vor Projektbeginn im Klaren darüber sein, was genau Sie umsetzen wollen und welche Rahmenparameter mit einbezogen werden müssen (z.B. interne IT-Infrastruktur). Gute Beratung durch entsprechende DMS-Dienstleistungspartner ist für ein erfolgreiches Projekt dabei meistens unerlässlich.
2. Mach es zu deinem Projekt
Getreu dem Motto eines großen Baumarktunternehmens sprechen wir auch im Bereich der Systemeinführung für digitales Dokumentenmanagement diese Empfehlung aus.
Soll heißen: Lassen Sie sich nicht von für Sie unnützen Funktionen, Möglichkeiten oder Gesamtpaketen verschiedener Lösungen beirren, sondern fragen Sie nach genau der Lösung, die Ihre Bedürfnisse und Anforderungen abdeckt. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme, wie d.3ecm, bieten individualisierbare Lösungen, die vom 10 Mann-Unternehmen, bis hin zum Großkonzern die ganze Bandbreite an Anforderungen abdecken.
3. Klein anfangen, groß rauskommen
Um DMS-Projekte nicht von Vornherein zu Mammut-Projekten anschwellen zu lassen, raten wir dazu, einen kleinen Einstieg zu wählen.
Dazu ein kurzes Beispiel aus unseren Projekterfahrungen: Wir betreuen einen Kunden mit über 100 Usern. Angefangen hat alles in einer 6-köpfigen Abteilung, in der d.3ecm als „Suchmaschine“ unternehmensinterner Dokumente genutzt wurde. Früher oder später kam es, wie es kommen musste: Mitarbeiter der anderen Abteilungen umgingen den mühsamen Rechercheweg durch das Archiv dadurch, dass Sie die Abteilungsmitglieder mit der „super Suchmaschine“ um Hilfe baten. Ende der Geschichte: d.3ecm wurde nach und nach flächendeckend im Unternehmen ausgerollt.
Das Schöne dabei ist, dass durch kleine Einstiege technisch-organisatorische Risiken minimiert werden und wirtschaftliche Kosten durch das Entzerren des Projektes überschaubarer werden.
4. Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen!
Die Effizienz digitaler Systeme entsteht erst durch die aktive Nutzung der Menschen, die damit arbeiten. Deshalb ist es zwangsläufig notwendig, dass Mitarbeiter in Veränderungsprozesse, wie das Digitalisieren des Dokumentenmanagements eingebunden werden. Dazu gehört das Herauskristallisieren der wahren Prozessoptimierungsbedarfe aus der Praxis (nicht jeder Prozess läuft in der Praxis so, wie er einst auf einem Blatt Papier entworfen wurde) genauso wie hinreichende Schulungen der neuen Werkzeuge der neuen DMS-Lösung. Das schafft Akzeptanz und trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.
Für weitere Tipps sprechen Sie uns gerne an. Unter beratung@contenit.de beraten wir Sie bei Ihrem Projektvorhaben gerne.
