Wie ein digitales Vorgangsmanagement Ihrem Vertrieb zu mehr Transparenz und Effektivität verhilft
Sie kennen das sicherlich: es gibt Vorgänge im Vertrieb, die zwar wiederkehrend sind, aber nie komplett gleich ablaufen. Sie lassen sich also nicht in straffe, vordefinierte Workflow-Prozesse gießen, bergen aber dennoch ein enormes Verbesserungspotential was Schnelligkeit und Transparenz Ihres Ablaufs angeht.
Wir sprechen hierbei z.B. von der Bearbeitung von Ausschreibungen oder Angebotsanfragen.
Denken Sie da gleich an Outlook-Aufgaben, Notizzettelchen und Excel-Listen? Dann sind Sie bei diesem Blogbeitrag genau richtig! Denn wir erklären Ihnen heute, wie damit nun Schluss sein kann.
In den beiden oben genannten Fällen Bearbeitung von Ausschreibungen und Angebotsanfrage, die wir als Vorgänge bezeichnen können, werden Dokumente benötigt, aus denen sich die entsprechenden ToDos ergeben. Manchmal müssen verschiedene Kollegen, aber auch externe Stellen für die Informationsbeschaffung einbezogen werden und man verliert schnell den Überblick über anstehende Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten.
So funktioniert digitales Vorgangsmanagement
- Mit Initiierung eines Vorgangs wird automatisch eine Digitale Vorgangsakte generiert
Hier werden alle Dokumente und Informationen zu dem Vorgang zentral an einer Stelle gesammelt und können von allen beteiligten Kollegen jederzeit im aktuellsten Versionsstand eingesehen werden. Dies ist besonders bei Prozessen mit vielen Prozessbeteiligten von Vorteil und erleichtert die Arbeit im Team.
- Zuteilung von Aufgaben durch integrierte Aufgabenverwaltung
Mit Hilfe der Aufgabenverwaltung können Sie einzelne Teilaufgaben den jeweiligen Kollegen zuweisen ohne eine E-Mailflut zu generieren und behalten gleichzeitig den Überblick, wem Sie welche Aufgaben zugeteilt haben.
Dank des integrierten Fristenmanagements werden nicht nur Sie, sondern alle Beteiligten über anstehende und fällige Aufgaben innerhalb der Vorgänge informiert und verpassen so keine Deadlines mehr.
Abb. 1: Digitale Vorgangsakten im Vertrieb sorgen für Übersicht
- Konversationen werden direkt mit dem Vorgang verknüpft
Rückfragen können direkt im Vorgang erstellt und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden. Mittels eines eindeutigen Tokens werden die Antworten automatisch der jeweiligen Vorgangsakte zugeordnet und ebenfalls dort abgelegt.
- Nachvollziehbarkeit aller Änderungen durch Aktivitätenstrom
Durch die Protokollierungsfunktion ist jederzeit ersichtlich, wer zuletzt am Vorgang gearbeitet hat und was er getan hat. Sie können sehen, wann und von wem Dokumente hinzugefügt oder verändert wurden und welche Kommunikation zu dem jeweiligen Vorgang stattgefunden hat.
Abb. 2: Der Aktivitätenstrom zeigt alle Änderungen transparent an
- Immer den Überblick behalten mit der Vorgangsübersicht
Für eine verbesserte Übersicht über alle Vorgänge stehen Ihnen komfortable Filter- und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
- Integration der Vorgangsakte in die jeweilige Kundenakte
Jeder Vorgang wird in der Regel entweder einem Kunden oder einem Lieferanten zugeordnet. Daher ist es mehr als hilfreich, dass jede Vorgangsakte auch immer der entsprechenden Kunden- bzw. Lieferantenakte zugeordnet wird.
- Integration in führende Anwendungen
Der dbs|case manager integriert sich dabei nahtlos in Ihre führenden Anwendungen wie z.B. MS Outlook. Sie können von hier direkt die Anfrage des Kunden in einen digitalen Vorgang verwandeln, den Kollegen Aufgaben zuteilen und sie mit allen notwendigen Informationen zum Vorgang versorgen.
Abb. 3: Vertriebsvorgänge bequem aus dem Prozessportal in Outlook aufrufen
Was grenzt aber nun den dbs|case manager vom typischen Workflowmanagement ab?
Abb. 4: Workflow vs. Vorgang im Dokumenten Management System (DMS)
Anders als bei Workflow-Prozessen, bei denen die Aufgaben fest definiert und die Aktivitäten des Bearbeiters vorgegeben sind, können mit dem Vorgangsmanagement individuelle Vorgangsschritte festgelegt und definiert werden. Das integrierte Vorgangsmanagement beinhaltet flexible Phasenmodelle und Aufgabenvorlagen, die die Standardisierung von hoch- als auch semistrukturierten Prozessen erlauben. Zudem ermöglicht es eine schnelle Einführung und adaptive Fortentwicklungen der jeweiligen Prozessvorgänge.
Das Vorgangsmanagement ist dabei jederzeit flexibel auf Ihre ganz eigenen Anforderungen anpassbar und in Ihre aktuelle Systemlandschaft integrierbar.
Mit Hilfe des dbs|case managers können Sie also unstrukturiert wirkende Aufgabenstellungen mit vielen Prozessbeteiligten strukturieren und teilweise standardisieren ohne dass die notwendige Flexibilität verloren geht. Also genau passend für die Bearbeitung von Ausschreibungen oder Angebotsanfragen. Das Ganze lässt sich natürlich auch auf andere Unternehmensbereiche wie z.B. eine Schadensfall-Meldung oder ein Reklamationsmanagement adaptieren. Hier sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt.
Sollten Sie Fragen oder weiteren Informationsbedarf haben, sprechen Sie uns gerne an oder schicken Sie uns einfach eine Nachricht.
