Integrierte Bestell- und Rechnungsverarbeitung mit d.3ecm

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Über die digitale Eingangsrechnungsverar­beitung haben wir schon häufiger berichtet. Viele unserer Kunden nutzen seit Jahren un­sere Lösungen, um eingehende Rechnungen zu bearbeiten. Erweitert man den Blick auf den gesamten Beschaffungsprozess eines Un­ternehmens, fehlt dabei jedoch ein wichtiger Teil – die Bedarfsmeldung bzw. Bestellanfor­derung und die damit verbundene Bestellung beim Lieferanten bis hin zum Wareneingang. Schauen wir uns den Prozess und die einzel­nen Schritte also einmal genauer an:

 

Wie läuft es mit Papier?

In den einzelnen Abteilungen eines Unterneh­mens entstehen die Bestellanforderungen (BANF). Häufig erfolgt die Erfassung durch die Mitarbeiter und die Freigabe durch jeweilige Kostenstellenver­antwortliche auf dem Blatt Papier oder per E-Mail. Nach der Freigabe werden Dokumente oder die E-Mail an den Einkauf weitergeleitet, um die eigentliche Bestellung zu erfassen und auszulösen. Nach erfolgtem Wareneingang wird die Ware geprüft. Die eingehende Rech­nung wird manuell dem Einkaufsvorgang zu­geordnet und die Preise händisch abgeglichen. Nach Freigabe erfolgt die Verbuchung und die Aufnahme in die Zahlungsvorschlagsliste.

 

Grafik Einkaufsvorgang

 

Mit d.3ecm geht das einfacher und effizienter!

Durch den Einsatz von d.3ecm kann der gesamte Purchase to pay-Prozess optimiert und durchgehend transparent dar­gestellt werden. So ist es möglich, über einen Workflow die Erfassung der BANF mit anschließendem Freigabeprozess umzusetzen. Die Informationen zu Kreditoren und ggf. Artikelstamm können dabei gegen die ERP-Lösung validiert werden, um konsistente Daten zu gewährleisten. Sind Lieferan­ten oder Artikel noch nicht bekannt oder nicht eindeutig, können an dieser Stelle ebenfalls weitere Prozesse angestoßen werden (z.B. Lieferantenauswahl, Qualifizierung etc.). Relevante Informationen zu den Freigabeprozessen wie beispielsweise Kostenstellenverantwortliche werden automatisch zugeordnet.

Vom Bedarf zur Bestellung

Um Bestellungen auszulösen, erfolgt die Übernahme des Bedarfes und ggf. die weite­re Stammdatenpflege im Einkauf. Dabei kann wahlweise ein automatischer oder händischer Import erfolgen – je nachdem, wie häufig diese Prozesse stattfinden, lohnt sich die Integration zu dem ERP-System für eine Automatisierung schnell. Die eigentliche Bestellung wird dann in der Regel gemeinsam mit weiteren Bestell­vorgängen aus der auftrags- und bestandso­rientierten Disposition ausgeführt – im Stapel oder je Bestellvorgang.

Von der Bestellung zum Wareneingang

Beim Wareneingang wird der Lieferschein gescannt und damit direkt dem Vorgang zu­geordnet, optional der Besteller und Bedarfs­melder informiert. Auch der Lieferbeleg ist damit bereits dem Beschaffungsvorgang zu­geordnet. Mit einer Positionserkennung beim Scannen können die Wareneingänge jeweils mit den offenen Bestellungen des ERP-Sys­tems abgeglichen und der Wareneingang ge­bucht werden.

Rechnungsprüfung deutlich vereinfachen

Kommt später die Rechnung ins Haus, wird sie ebenfalls gescannt und kann bei Übereinstim­mung mit Bestellung und Wareneingang direkt freigegeben werden. Die Rechnungsprüfung wird deutlich verkürzt, da die ursprüngliche Bestellanforderung bereits freigegeben wur­de. Nur wenn der Rechnungsbeleg nicht zu den offenen Wareneingängen passt, wird die Prüfung über einen Rechnungseingangswork­flow abgebildet.

Lange Liegezeiten werden vermieden, dop­pelte Prüfungen für Anträge und Rechnungen entfallen und die Transparenz wird erhöht. Also insgesamt eine runde Sache, der Purchase to Pay Prozess mit d.3ecm!

 

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