Da es zu unserer Berufung gehört inneffiziente Arbeitsweisen im Umgang mit Dokumenten mittels unserer modernen Technologien und Produkte abzustellen, möchten wir Ihnen heute 3 klassische Organisationsaufgaben in der Büroarbeit vorstellen. Natürlich tun wir das nicht, ohne Ihnen auch die passenden Lösungsvorschläge des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3ecm vorzustellen. Bezwingen Sie erfolgreich Ihre Organisationshürden Ihres Dokumentenmanagements und arbeiten Sie effizienter!
1. Versionierung von Dokumenten
Tagtäglich werden Dokumente digital erstellt, bearbeitet und aktualisiert. Das Vorhalten, der stets aktuellsten Version eines Dokumentes wird bei ansteigender Zahl beteiligter Mitarbeiter immer komplexer. Viele Teams, die Ihre Dokumente z.B. in einer Ordnerstruktur des Firmenservers organisieren, helfen sich dann oftmals mit einer „Versionierung“ über den Dateinamen. Der Knackpunkt dabei ist aber - Je mehr Versionen entstehen, desto unübersichtlicher wird die Übersicht der zurzeit aktuellsten Version. Vor allem unbeteiligte Dritte können die selbst bestimmte Versionierungslogik dann nur schwer nachvollziehen, wie das Beispiel aus Bild 1 zeigt.
Abb. 1: Die Versionierung und Sortierung von Word Dateien ohne DMS
Lösung
Das d.3ecm System ist nicht nur ein DMS, dass alle Unternehmensdokumente übersichtlich und sicher archiviert, sondern darüber hinaus diverse Kollaborationsmöglichkeiten bereits im Standard mitbringt. Die Versionierung findet immer dann automatisch statt, wenn ein Mitarbeiter das Dokument aufruft und verändert. Ältere Versionen werden archiviert, sind aber trotzdem direkt vom Originaldokument aus aufrufbar. Alle Veränderungen werden protokolliert, sodass jederzeit vollständige Transparenz vorherrscht. Falsche Entscheidungen, auf Basis veralteter Dokumentversionen gehören damit der Vergangenheit an.
Mehr zur Versionierung und weiteren Funktionen in d.3ecm erfahren Sie in unseren Webinaren:
2. Schnelles Finden bestimmter Informationen
Viele Informationsrecherchen sind heutzutage unter Zeitdruck zu bewältigen. Die Suche nach einem bestimmten Dokument, oder nach bestimmten Informationen ist gerade bei abteilungsübergreifenden Informationsrecherchen langwierig, nervenaufreibend und ineffizient. Lokale Ordnerstrukturen reichen nicht immer aus, um gesuchte Informationen schnell und einfach wiederzufinden. Die irrtümliche Ablage von Dokumenten in falschen Ordnern führen im schlimmsten Fall bis zum endgültigen Verlust wichtiger Dokumente. Das aufwendige Suchen von Belegen oder Akten, die in Papierform vorliegen treiben so manche Mitarbeiter in den Wahnsinn, wenn z.B. die gesuchte Akte nicht da ist, wo Sie eigentlich sein sollte, weil diese gerade von einem Kollegen verwendet wird.
Abb. 2: Wie finde ich Informationen gezielt und schnell wieder?
Lösung
d.3ecm bietet vielseitige Such- und Filterfunktionen, die weit über das Organisieren in papiergebunden oder digitalen Ordnerstrukturen hinaus gehen. Eine Eingangsrechnung beispielsweise weist weit mehr Informationen auf, als nur den Lieferantennamen, Datum oder Summe der Forderung. Über eine „googleartige“ Volltextsuche finden Sie in d.3ecm einfach jedes Wort eines jeden Beleges wieder. Über die Dokumenteneigenschaften finden Sie darüber hinaus zu jedem Dokument wichtige weiterführende Informationen und können selbst große Treffermengen Stück für Stück ausdünnen, bis Sie das gewünschte Dokument finden. Einfacher geht es nicht!
3. Aufbau und Organisation von Aktenstrukturen
Akten sind ein gutes und bekanntes Werkzeug um Vorgänge geordnet zu verwalten. Einkaufsvorgangsakten, Kundenakten, Personalakten, Projektakten…. Die Liste der unterschiedlichen Aktenarten in Unternehmen kann beliebig lang fortgesetzt werden. In der Regel sind die Ablagelogiken von Standort zu Standort, von Abteilung zu Abteilung und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich. Dokumente, die in mehreren Akten gleichzeitig geführt werden, erfordern zahlreiche Kopien und fördern die in Punkt 1 aufgeführte Thematik der unterschiedlichen Informationsstände auf Basis unterschiedlicher Versionen.
Abb. 3: Der Aufbau einer effizienten Ordnerstruktur ist wichtiger Bestandteil eines gelungenen Dokumentenmanagements
Lösung
d.3ecm funktioniert auf Basis eines digitalen Aktenplans, der anhand der Dokumenteneigenschaften automatisiert befüllt werden kann. So kann beispielsweise eine Rechnung anhand von Angaben zum Lieferanten und einer Vorgangsnummer automatisiert in die jeweilige Vorgangsakte innerhalb der Lieferantenakte abgelegt werden. Auch die dynamische Aktenbildung neuer Akten bei neuen Informationsangaben ist möglich. Somit ist d.3ecm mehr als nur ein Archivsystem. Vielmehr bietet d.3ecm eine intelligente Unterstützung bei Ihrer täglichen Dokumentenarbeit!
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