E-Mails archivieren – warum müssen Sie das eigentlich?

Dass Sie unternehmensrelevante E-Mails archivieren SOLLTEN, ist Ihnen sicher bewusst. Aber wissen Sie auch, dass Sie es tatsächlich müssen? Wo das steht und was genau Sie archivieren MÜSSEN, wollen wir Ihnen heute einmal aufzeigen:

1. Im HGB

Gem. § 257 HGB muss jeder Kaufmann […] empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sowie Belege für Buchungen […] ordnungsgemäß aufbewahren.

Das bedeutet, wenn – wie in der heutigen Zeit üblich – „Handelsbriefe“ digital, also via Mail versendet und empfangen werden, müssen diese E-Mails aufbewahrt werden. Und was liegt näher als digital eingegangene Briefe auch digital aufzubewahren? Ich denke, die Antwort kennen Sie selbst.

2. Die GOBD

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GOBD) gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind, also auch für (digitale) Handelsbriefe, sprich Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten.

Grundsätzlich müssen alle Eingangsbelege im Original aufbewahrt werden. Es ist – durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation – allerdings eine ausschließlich digitale Archivierung aller Belege möglich. Bereits digital eingegangene Dokumente – und in diesem Bereich befinden wir uns bei E-Mails – müssen immer als originäres Dokument aufbewahrt werden. Es muss zu jeder Zeit eine Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet sein. Daher kommt ein File-Ablage-System schon mal nicht in Frage, weil hier keine Unveränderbarkeit sichergestellt ist.

 

Wir fassen zusammen: Sie müssen also alle E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt archivieren, die gleichzeitig auch noch für die Besteuerung essentiell sind.

Und wie muss das geschehen? Das ergibt sich aus den weiteren Anforderungen der GOBD:

  1. Nachvollziehbarkeit / Nachprüfbarkeit (GoBD, Kapitel 3.1; Rz. 30–35): Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. […]
  2. Vollständigkeit (GoBD, Kapitel 3.2.1; Rz. 36): Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht)
  3. Richtigkeit (GoBD, Kapitel 3.2.2; Rz. 44): Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.
  4. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung (GoBD, Kapitel 3.2.3; Rz. 45-52): Das Erfordernis „zeitgerecht“ zu buchen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht.
  5. Ordnung (GoBD, Kapitel 3.2.4; Rz. 53-57): Der Grundsatz der Klarheit verlangt u.a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
  6. Unveränderbarkeit (GoBD, Kapitel 3.2.5; Rz. 58–60): Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Alle diese Kriterien können Sie erfüllen, wenn Sie Ihre E-Mails mit d.3ecm archivieren.

Sie sehen also, rechtlich gesehen, gibt es genügend Gründe auf eine digitale und rechtssichere Archivierung Ihrer Mails mit d.3ecm umzusteigen. Und wie das Ganze auch noch Spaß machen kann, das wollen wir Ihnen gerne in unserem Blogbeitrag zu „E-Mailarchivierung mit d.3ecm“ in der nächsten Woche sowie in unserem Webinar https://www.contenit.de/landing/eventseiten/e-mail-management/ beweisen. Melden Sie sich gerne direkt an!

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