Sie müssen nicht, sondern Sie wollen! – Wie E-Mailarchivierung Spaß machen kann

E-Mailarchivierung mit d.3ecm

Dass es rechtlich genügend Vorsätze und Gründe gibt, E-Mails zu archivieren, das haben wir Ihnen letzte Woche bereits in unserem Blogbeitrag E-Mails archivieren  – warum müssen Sie das eigentlich? aufgezeigt.

Dass das Ganze auch noch Spaß machen kann, davon möchten wir Sie in unserem heutigen Blogbeitrag und vor allem aber in unserem Webinar zum Thema E-Mail-Management mit d.3ecm am 21.03.2018 um 14:00 Uhr überzeugen. Aber lesen bzw. sehen Sie selbst!

Die verschiedenen Möglichkeiten der E-Mailarchivierung

Für die Archivierung von E-Mails mit d.3ecm gibt es verschiedene Möglichkeiten der Archivierung:

  1. Journaling: Reine Compliance-Archivierung, sprich Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails über ein Journal
  2. Regelbasierte Archivierung z.B. auf Datums- oder Absenderebene etc.
  3. Manuelle Archivierung durch den Benutzer aus dem Client heraus
  4. Archivierung von E-Mails aus Funktionspostfächern
  5. Verschiedene Kombinationen wie z.B. regalbasiert + clientseitig oder Journaling + regelbasiert

Für jede dieser Anforderungen hält d.3ecm die richtige Lösung parat. Wir wollen uns heute insbesondere mit der clientseitigen E-Mailarchivierung, sprich der manuellen Ablage von E-Mails durch den Benutzer mit d.3one beschäftigen.

Mit d.3one in Outlook oder Notes wird der d.3-Client einfach in Ihre Mailoberfläche eingebettet und Sie können direkt von hier an allen Unternehmensprozessen teilnehmen, E-Mails archivieren und diese auch wiederfinden. Das bedeutet, alle unternehmensrelevanten Dokumente – einschließlich Ihrer E-Mails- befinden sich an einer zentralen Stelle: im d.3-Repository. Dort werden Sie in die jeweiligen Akten einsortiert und in langzeitstabilen Formaten (PDF oder TIFF) rechtssicher abgelegt.

Sie können  aus Ihrer E-Mailoberfläche nach abgelegten Dokumenten suchen (entweder per Volltext oder über die Kategorisierung) und in den dazugehörigen Akten navigieren. Dokumente können einfach per Drag & Drop auf diese Akten fallen gelassen werden, um sie dort abzulegen und  anschließend wieder aufrufen zu können. Außerdem hat jeder User direkt aus Outlook oder Notes heraus Zugriff auf seine hinterlegten Favoriten sowie seine Aufgaben und Prozesse. Das heißt, der User kann aus der E-Mail-Applikation heraus direkt an Workflows und Vorgängen teilnehmen.

5 gute Gründe für eine E-Mailarchivierung mit d.3ecm

  • Alle Dokumente an einer Stelle
  • Rechtssichere Ablage der E-Mails in einem langzeitstabilen Format
  • Einfache Volltextsuche im Archiv direkt aus der Outlook/Notes-Oberfläche heraus
  • Schnelle Navigation in Akten, Ablage von E-Mails via Drag and Drop direkt auf die zugehörigen Akten
  • Sie müssen Ihre gewohnte Oberfläche nicht verlassen

Also, worauf warten Sie noch? Das sind ja wohl genügend Gründe, um jetzt schnell auf eine E-Mailarchivierung mit d.3one und d.3em umzusteigen. Falls Sie noch nicht überzeugt sein sollten oder das Ganze einmal live sehen wollen, melden Sie sich gerne zu unserem Webinar E-Mailmanagement für Outlook und d.3ecm  am 21.03.2018 um 14:00 Uhr an.

Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenlos. Wir freuen uns auf Sie!

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