Klar geht das! Und zwar mit der digitalen Reisekostenabrechnung!
Sie kennen das!? Lose-Blatt-Sammlungen im Handschuhfach, im Portmonee, in der Mittelkonsole und wo man die ganzen Tank- und sonstigen Reisekostenbelege sonst noch so hinwirft? Hotelrechnungen sind ja häufig auch noch in Papierform und wenn Sie dann oft unterwegs sind, können Sie auch bald schon einen ganzen Ordner für Ihre ganzen Belege mit sich herumschleppen. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung wird das alles nicht nur viel leichter sondern auch schneller und vor allem aber übersichtlicher für Sie!
Warum?
Weil …
- Keine Belege mehr verloren gehen!
- Keine Belege mehr zerknittern und dadurch schwer zu verarbeiten sind.
- Alle Belege quasi an einem Ort gesammelt werden und sofort beim Anfallen erfasst werden.
- Sie zukünftig auf zeitraubende Fahrten in die Zentrale oder Spaziergänge in die Buchhaltung verzichten können.
Das freut vermutlich nicht nur Sie, weil damit auch eine zeitnahe Bearbeitung und Rückerstattung der Auslagen gewährleistet ist, sondern auch den Kollegen aus der Buchhaltung, der das Ganze verbuchen darf. Er muss nun schließlich nicht mehr die unterschiedlichsten Formate und Vorlage-Bögen an einem Ort zusammenführen, um sie dann anschließend miteinander abgleichen zu können. Und außerdem wird er vermutlich auch nicht mehr hinter den einzelnen Belegen „hinterherrennen“ müssen, weil Sie sich ja selbst einen Gefallen damit tun, den Beleg sofort zu erfassen.
Mit der digitalen Reisekostenabrechnung mit d.3ecm wird der Prozessschritt der Erfassung und Archivierung der Belege an den Anfang der Prozesskette, nämlich parallel zur Belegabgabe verlagert.
Mit Hilfe einfacher, digitaler Formulare können Sie jede Dienstreise – ob mit oder ohne Beleg – erfassen, Ihre Spesenabrechnung eintragen und diese dann per digitalem Workflow an den entsprechenden Freigeber weiterleiten. Auch dies erfolgt natürlich automatisch und mittels individuell vor konfigurierter Workflows.
Dadurch verkürzt sich der Prozess für alle Beteiligten und Sie können schon direkt nach Belegabgabe in den bereits erfassten und somit eingereichten Belegen recherchieren. Ganz automatisch wandern all diese Belege dann auch noch in Ihre digitale Personalakte und werden dort in der vorher definierten Aktenstruktur verknüpft. Und das Beste: Sie können jeder Zeit einsehen, in welchem Bearbeitungsschritt sich Ihr Beleg gerade befindet!
Das ganze Prozedere - erfassen der Belege, anstoßen des Workflows etc. - können Sie natürlich nicht nur von Ihrem Computer, sondern auch von Ihren mobilen Endgeräten erledigen. Denn genau das ist ja das Praktische daran, dass Sie direkt an der Tankstelle mit Ihrem Handy ein Foto vom Tankbeleg machen können, um diesen zu erfassen.
Na, wenn das mal keine nützliche Lösung ist!?
Wollen Sie mehr zur digitalen Reisekostenabrechnung mit d.3ecm wissen? Dann schauen Sie doch einfach mal bei einem unserer Webinare zu dem Thema vorbei oder vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch mit uns. Wir beraten Sie gern!
