Digitales Lieferantenmanagement - Warum so kompliziert?

Warum einfach wenn’s auch kompliziert geht?

Wenn man schaut, wonach Menschen im Zusammenhang mit Lieferantenmanagement und Lieferantenakten im Internet suchen, stellt man fest, dass oft nach Aktenplan-Mustern bzw. Beispiel-Ordnerstrukturen für eine File-Ablage gegoogelt wird. Da frage ich – als Digital Native – mich, warum diese Menschen es sich nicht gleich noch einfacher machen und eine digitale Akte einführen? Also eine Echte? Revisionssichere? Und eine, in der man auch was wiederfinden kann?

Damit wäre die Frage nach Ordnerstrukturen in einzelnen Abteilungen doch dann obsolet. Und dass das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist, haben wir ja bereits 2011 festgestellt.

Wie komme ich zu diesen provokativen Fragen? Ich arbeite tagtäglich mit digitalen Akten – und möchte sie definitiv nicht mehr missen und kann Sie jedem Unternehmen nur wärmstens empfehlen. Aber wie kann das gehen? Bzw. wie läuft die Einführung einer solchen digitalen Akte überhaupt ab?

Eine digitale Akte ließe sich hervorragend im Rahmen eines DMS- (Dokumentenmanagement-System) bzw. ECM-Projektes, also mit einem System für Enterprise Content Management einführen.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten habe ich als Unternehmen dabei?

Im Rahmen von Workshops zu Beginn eines solchen ECM-Projektes legen Sie als Unternehmen fest, welche Merkmale die Hierarchieebenen definieren. An oberster Hierarchieebene könnte dann z.B. der Kunde oder der Lieferant für eine Kunden- bzw. Lieferantenakte stehen. Aber auch Bauakten, bei denen das Bauvorhaben die Akte kennzeichnet oder Projektakten sind möglich. Was auch immer Sie an oberster Stelle stehen haben möchten: hier sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt. Gemeinsam mit dem Systembetreuer – der im Bestfall natürlich die CONTENiT ist – entwickeln Sie dann den gesamten Aktenplan anhand der Bedürfnisse und Strukturen Ihres Unternehmens. Dabei beantworten Sie Fragen wie:

• Welche Dokumentarten (z.B. E-Mails, Rechnungen, Schriftverkehrt, Verträge etc.) benötigen wir?
• Wollen wir zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen unterscheiden oder nennen wir die Dokumentart einfach „Rechnung“?
• Benötigen wir als zweite Hierarchieebene unter der Lieferantenakte eine Einkaufsvorgangsakte, eine Bestellvorgangsakte oder einfach eine Bestellakte?

All diese Fragen werden gemeinsam mit Ihnen geklärt. Aber haben Sie keine Sorge – wir bringen dazu auch ein paar Best-Practice-Vorschläge mit. Sie müssen sich das nicht alles selbst ausdenken!

Bei einer Lieferantenakte kann das Ergebnis zum Beispiel wie folgt aussehen.

Beispiel 1: Lieferantenakte mit untergeordneten Einkaufsvorgangsakten

Beispiel 2: Lieferantenakte mit untergeordneten Bestellakten

Also vielleicht doch lieber einfach statt kompliziert?

Wenn Sie sich also für eine digitale Akte entscheiden, werden alle im Unternehmen entstehenden und eingehenden Dokumente anhand des Aktenplans digital und logisch in die Aktenstruktur einsortiert. Und das passiert schon während Sie das Dokument Indexieren, ihm also beschreibende Informationen bei der Ablage mitgeben.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die teilmanuelle Ablage, bei der der Nutzer dem Dokument zumindest mitgeben muss, um welche Dokumentart es sich handelt und zu welchem Kunden bzw. Lieferanten es gehört. Hierbei hilft das System insoweit, dass es dieses Dokument automatisch in die dazugehörige Kunden- oder Lieferantenakte einsortiert und vererbt dessen Informationen wie z.B. die Anschrift des Kontaktes oder die Telefonnummer und die eindeutige Kunden- bzw. Lieferantennummer. Diese Informationen werden dann als so genannte Indexwerte zu dem Dokument mit abgelegt und machen es damit besser wieder auffindbar.
2. Bei der vollautomatischen Erkennung von Inhalten werden die Dokumente direkt vom System ausgelesen, klassifiziert und indexiert. Das heißt, das System erkennt, um welche Dokumentart es sich handelt und von wem es stammt. All diese Informationen werden dem Dokument dann als Indexwerte mitgegeben und erleichtern das Wiederfinden der Dokumente enorm.

Screenshot 1: Auswahl der Dokumentenart bei der Ablage

Screenshot 2: Ausfüllen der Indexfelder mit Hilfe der Vorschläge aus der führenden Datenbank

Screenshot 3: Kundennummer, Straße, PLZ, Ort und Land wurden automatisch gefüllt

Und wie finde ich die Dokumente dann wieder?

Die anschließende Suche bzw. das Wiederfinden von so abgelegten Dokumenten erfolgt entweder per Volltextsuche oder über eine Eingrenzung mit Hilfe der Indexfelder. Kein Mitarbeiter muss etwa die Struktur des Aktenbaumes auswendig kennen oder wissen, wo er das Dokument zu suchen hat, die Suche erledigt das ECM-System von ganz allein. Niemand muss also mehr E:\EINKAUF\Lieferanten\MÜLLER GmbH_&_Co.KG\Rechnungen\2017\Mai\RG17-1245 entlang klicken, denn ab sofort braucht er nur noch nach „Rechnungen Mai 2017 Müller“ suchen und wird automatisch zum Ergebnis geführt.

Screenshot 4: Volltextsuche mit Einschränkung des Belegdatums

Screenshot 5: Suche des gewünschten Ergebnisses über schrittweise Eingrenzung

Also im Grunde ist das ganze Handling aller meiner Dokumente zu Kunden und/oder Lieferanten kinderleicht und einfach auch viel schöner als eine Ablage in File-Strukturen. Und warum das Denken in Ordnerstrukturen sowieso schon lange überholt ist, können Sie gerne auch noch einmal in unserem Blogbeitrag „Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist “ aus dem Jahr 2011 nachlesen. Denn was damals schon galt, gilt heute noch viel mehr.

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