Der Laptop, das Firmenhandy oder der Gemeinschaftsrechner - die digitalen Medien und die Zugänge zur digitalen Welt sind fester Bestandteil des Unternehmensalltags geworden. Infolgedessen spielt auch die Digitalisierung alltäglicher Unternehmensprozesse eine immer wichtigere Rolle. Wir möchten Ihnen heute 5 weit verbreitete Digitalisierungsmythen am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie d.3ecm, vorstellen.
Mythos 1:
„Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein reines IT-Thema."
Mitnichten kann davon ausgegangen werden, dass IT-Verantwortliche jene Projekte, wie das Digitalisieren des Rechnungsworkflows, alleine stemmen können. Um den Eingangsrechnungsprozess so effizient wie möglich zu digitalisieren erfordert es Spezialwissen der Prozess-Beteiligten. Wer prüft oder gibt Rechnungen frei? Wann und durch wen werden Belege (vor-)kontiert? Ab wann müssen Kostenstellenverantwortliche freizeichnen? Was passiert in Ausnahmefällen? Wie sehen Vertreterregelungen aus?... Das Zusammentragen wichtiger Informationen ist eine abteilungsübergreifende Thematik.
Wichtige Informationen in der Rechnungsbearbeitung
Informationsdaten:
- Adressinformationen
- Belegdatum
- Bankverbindungsdaten
- Positionsdaten (Artikelnummer, Artikelname, Stückzahl, Menge...)
- Kostenstelleninformationen
- Lieferantenname, und -nummer
- Rechnungsbeträge (Netto, Brutto, Versandkosten,...)
Prozessinformationen:
- Wer teilt Rechnungen den jeweiligen Prüfern zu?
- Wer darf Rechnungen sachlich prüfen?
- Wer darf Rechnungen rechnerisch prüfen und wer darf verbuchen?
- In welcher Reihenfolge ist welche Aktion erforderlich?
- Gibt es Schwellenwerte von Rechnungsbeträgen, die zu anderen Prozessabläufen führen?
Abb.1: Digitalisierung ist kein reines IT-Thema!
Mythos 2:
„Unsere papierbasierte Rechnungsprüfung funktioniert seit Jahren. Wozu alt bewährtes durch Neues ersetzen?“
Die Angst vor Neuem ist bei uns Menschen ein weit verbreitetes Phänomen. Funktionierende Strukturen zur Rechnungsprüfung wurden über Jahre hinweg erfolgreich erprobt und können so schlecht nicht sein. Das stimmt zwar, schließt aber nicht aus, dass intelligente, digitale Optimierungen des Eingangsrechnungsprozesses auch zukünftige Entwicklungen der Geschäftswelt erfolgreich meistern können, zur Verbesserung von Rechnungsprüfungsprozessen beitragen und die Transparenz in den Vorgängen erhöhen. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ersetzt gute Strukturen nicht, sondern ergänzt und beschleunigt sie! E-Invoice, ZUGFeRD-Standard und Co. zeigen, dass die Digitalisierung in diesem Bereich bereits weit voran geschritten ist.
Mythos 3:
„Die Anderen kommen auch ohne digitale Eingangsrechnungsverarbeitung aus!“
Das Vergleichen mit anderen, wie z.B. dem Marktführer kann eine Anti-Digitalisierungs-Haltung hervorrufen, die nicht unbedingt förderlich für den eigenen Unternehmenserfolg ist. Jedes Unternehmen ist anders. Jedes Unternehmen reagiert anders auf digitale Möglichkeiten. Große Unternehmen sind schon alleine aus Sicht der Unternehmenskomplexität eher starr und träge, wenn es um das Umsetzen digitaler Strategien geht. Unser Tipp: Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand und werden Sie sich darüber klar, in welchen Bereichen echte Mehrwerte durch digitale Unterstützung für Ihr Unternehmen entstehen können.
Abb. 3: Der Vergleich mit den "Anderen" macht nicht immer Sinn!
Mythos 4:
„Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses ist zu komplex und zeitraubend."
Viele Unternehmen scheuen sich Digitalisierungsprojekte anzugehen, weil sie denken, dass das schnell zum Fass ohne Boden werden kann. Grund für diese Annahme ist oft das fehlende Wissen zur optimalen Projektierung. Dienstleistungspartner, wie die CONTENiT, helfen Ihnen bei der richtigen Auswahl, geben best-practice Vorschläge aus Erfahrungswerten und betreuen Sie von der ersten Beratung über die Realisierung bis hin zum Regelbetrieb digitaler Lösungen. Digitalisierungsprojekte sollen Spaß machen!
Mythos 5:
„Die Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsworkflows kann sich unser Unternehmen nicht leisten."
Wirtschaftliche Aspekte spielen eine zentrale Rolle bei der Entscheidung über Projektfreigaben. Zu hohe Investitionskosten für gute digitale Lösungen sind bei Entscheidern oftmals ein entscheidendes K.O.-Kriterium. Dabei sind digitale Lösungsmodelle sehr flexibel. Ein individuell auf das Unternehmen abgestimmter Workflow zur Überprüfung einer Rechnung kann vom 10-Mitarbeiter-Unternehmen bis zu großen Konzernstrukturen funktional und auch preislich auf die Ansprüche des Unternehmens angepasst werden. Dass sich ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow wirklich rentieren kann, wird klar, wenn man die Kosten des "alten Prozesses" gegenüberstellt. Die Bearbeitung einer papierbasierten Rechnung kostet, je nach Unternehmensgröße und –komplexität im Durchschnitt zwischen 10 und 12 Euro* pro Rechnung. Amortisationszeiten beim Einsatz digitaler Lösungen sind deshalb kürzer als weitläufig angenommen.
Schauen Sie auf unserer Lösungsseite zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung vorbei und lassen Sie sich von uns wertvolle Informationen und Tipps zum Thema geben!
Aktuelle Webinare zu Themen rund um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung finden Sie in unserer Webinarübersicht.
