Die 5 größten Herausforderungen bei der Arbeit mit Verträgen

Verträge existieren überall im Unternehmen in den unterschiedlichsten Abteilungen und haben die unterschiedlichsten Inhalte. Bei circa 160 Vertragsarten ist es kein Wunder, dass hier vermeintlich wenig Vergleichbarkeit gegeben ist. Aber ob es der Arbeitsvertrag, der Rahmen- oder Dienstleistungsvertrag, die Geheimhaltungsvereinbarung, die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, Gesellschaftsverträge oder aber einfach Lieferantenverträge sind – alle Vertragsarten und deren Verarbeitung bergen 5 besondere Herausforderungen im Umgang mit diesen Verträgen.

1. Sensibilität der Daten

Das Problem betrifft natürlich einige Verträge wie Arbeits- und Gesellschaftsverträge mehr als zum Beispiel Verträge mit Lieferanten. Wichtig ist aber, dass jede Vertragsart einen definierten Personenkreis hat, der auf diese Verträge zugreifen darf. Bei einer manuellen bzw. papierbasierten Ablage ist die Zugriffsbeschränkung und der Schutz von Datenklau aber extrem schwierig, weil die Rechte für einen gesonderten Lagerraum natürlich nur wenig granular vergeben werden können, oder aber Schlüssel zu diesen Räumen oder Schränken verloren gehen oder entwendet werden können.
Hier hilft ein ECM-System zur Verwaltung von Verträgen in Vertragsakten. Mit d.3ecm können Sie auf Dokumentarten- oder auf Vertragsartenebene ganz granular die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in Ihrem Unternehmen verteilen. So wie Sie es benötigen.

2. Teilweise viele Prozessbeteiligte und daher schwieriger Überblick über den Status

Abb. 1: Vertragsprozesse

Die Prozesse rund um das Handling aller Verträge werden wohl in den meisten Fällen ähnlich gelagert sein. Der Prozess beginnt mit den Verhandlungen bzw. der Vertragserstellung, verläuft über Vergleich und Prüfung zur Genehmigung bzw. Unterzeichnung. Ab Gültigkeit eines Vertrages beginnt dann das Vertragscontrolling sowie das Fristen- und/oder Umfangsmanagement und der Zyklus endet entweder mit einer Kündigung oder einer Verlängerung. Über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages hinweg sind in der Regel verschiedene Prozessbeteiligte integriert. Vor allem in der Arbeitsphase ist daher oft nicht klar, wer gerade am Dokument arbeitet, wann er zuletzt welche Änderung vorgenommen hat und was denn überhaupt die aktuelle Version ist.
Auch hier können Sie mit d.3ecm Abhilfe schaffen. Durch den Aktivitätsverlauf von d.3ecm, der nicht nur auf Akten-, sondern auch auf Dokumentebene alle Bearbeitungen an Akten bzw. Dokumenten aufzeichnet, können Sie immer den aktuellen (Bearbeitungs-) Status Ihres Dokuments einsehen und wissen auch, bei wem das Dokument gerade liegt. Auch das Aufrufen von älteren Versionen ist hierüber jederzeit möglich.

_{Abb. 2: Aktivitätsverlauf in d.3ecm}

3. Schwierige Recherchen in den Verträgen

Sie suchen nach einer ganz bestimmten Information und wissen, dass Sie diese irgendwo im Gesellschaftsvertrag finden. Aber wo nur genau? Und wie lange haben Sie Zeit zum suchen?
Mit d.3ecm können Sie nicht nur über die einzelnen Verträge suchen, sondern auch per Volltextsuche nach einer ganz bestimmten Passage oder einem speziellen Begriff. Das System zeigt Ihnen dann alle relevanten Dokumente an, in denen der Passus gefunden wurde und highlightet diesen dann in der Ansicht farblich, sodass Sie sofort an die richtige Stelle springen können.

_{Abb. 4: Volltextsuche und Highlighting der Passage im d.3view}

4. Einhaltung von (Kündigungs-)fristen

Neben unbefristeten Verträgen, die aber auch hin und wieder einer Überprüfung bedürfen, gibt es sicherlich auch einige befristete Verträge oder eben solche, bei denen bestimmte Fristen eingehalten werden müssen. Stand Heute wird ein solches Fristenmanagement leider vielerorts noch mit hoch komplexen Excel-Tabellen bewerkstelligt, die allerdings auch nur dann Auskunft über einen Vertrag geben, wenn man sie aktiv dazu auffordert. Haben Sie also mal einen Termin nicht im Blick, können Fristen schnell verstreichen und dann haben Sie den Schlamassel.
Sie wissen schon, was jetzt kommt. Richtig, d.3ecm kann da helfen. Jeder Vertrag wird in einer so genannten Vertragsübersicht eingetragen und bekommt nicht nur Start- sondern auch ggf. das Enddatum, Kündigungsfristen und Überprüfungsdaten mitgegeben. Wann immer Sie es wünschen, erinnert das d.3-System Sie dann an diese Verträge – und das sogar proaktiv und wenn Sie wollen auch per Mail.

_{Abb. 5: Aufgabenübersicht zu Verträgen im dbs | case manager contract}

5. Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu Bilanz- und Revisionssicherheit

Verträge müssen nicht nur verwaltet, sondern auch archiviert werden. Und wie Sie diese Verträge alle archivieren, dafür interessieren sich ganz schön viele Institutionen. Sie müssen alle Dokumente, die Sie nicht weiter in Papierform aufbewahren wollen, revisionssicher aufbewahren. Aber was heißt denn überhaupt revisionssicher und wie kommen Sie dahin? Revisionssicher heißt, dass Sie diese Dokumente jederzeit wieder zur Ansicht bringen können und dass eine Unveränderbarkeit gegeben ist. Eine echte Revisionssicherheit kann ein System alleine nie bringen, aber auch hier hat d.3ecm eine Lösung.
Für eine echte Revisionssicherheit benötigen Sie nicht nur zertifizierte Hardware, sondern auch zertifizierte Software und eine Verfahrensdokumentation, die alle umgesetzten Prozesse im Umgang mit den Dokumenten beschreibt sowie einen Wirtschaftsprüfer, der all das abgesegnet hat. d.3ecm bringt eine solche Zertifizierung schon mit und die Contenit hilft Ihnen gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, damit Sie zukünftig auch komplett auf Papierdokumente verzichten können. Und dann machen Sie aus Ihren Verträgen zukünftig einfach Konfetti!