5 Vorteile, die für die Einführung der digitalen Personalakte sprechen

Veröffentlicht am 06. März 2020

Personalakten digitalisieren: wenn ein Unternehmen mit dem Gedanken spielt, die digitale Personalakte einzuführen, sollte klar sein, welche Mehrwerte daraus gezogen werden können. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen 5 konkrete Vorteile auf.

1. Arbeitserleichterung

Der Vorteil der Arbeitserleichterung ist ein sehr Großer. Das liegt daran, dass digitale Akten die Arbeitsqualität enorm steigern. Bei papierbasierten Personalakten ist der Rechercheaufwand mit viel Arbeit verbunden. Das Suchen und Finden der richtigen Information und des richtigen Dokumentes in Aktenschränken nimmt viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch. Die elektronische Aufbewahrung ermöglicht eine einfache und schnelle Recherche von Informationen. Durch Volltextsuchen und verschiedener Filtermöglichkeiten haben Mitarbeiter bestimmte Informationen oder Dokumente direkt im Zugriff. Zudem funktioniert das auch standortunabhängig, das bedeutet, die Mitarbeiter sind von überall aus sofort auskunftsfähig. Wenn Mitarbeiter lange im Unternehmen tätig sind, kommen einige Dokumente zusammen. Durch die digitale Personalakte können Informationen und Dokumente viel schneller und einfacher wiedergefunden werden.

 

Digitale Aktenführung
Digitale Personalaktenführung

 

Wenn Personaldokumente im papierbasierten Archiv bearbeitet oder überarbeitet werden müssen, bleibt der Abteilung nichts anderes übrig, als Kopien der Dokumente zu erstellen. Die Bearbeitung eines originalen Dokuments steht außer Frage. Somit existieren oftmals mehrere Versionen eines Papierdokumentes im Archiv. Dadurch entsteht ein unübersichtlicher Prozess, niemand in der Abteilung weiß genau, wer wann an welchem Dokument arbeitet und welches die aktuellste Version ist. In der digitalen Welt der Personalakten sind alle Prozesse zu jeder Zeit transparent. Jeder berechtigte Mitarbeiter sieht, wer wann an welchem Dokument arbeitet. Der Prozess ist einsehbar und Bearbeitungen des Dokumentes werden protokolliert, außerdem entfällt die Ansammlung von Kopien. Bei der Bearbeitung eines Dokumentes werden verschiedene Versionen erstellt, die dem Original zugeordnet sind. Jeder berechtigte Mitarbeiter der Abteilung hat den Überblick darüber.

Transparente Prozesse sorgen für kürzere Bearbeitungszeiten und bauen Informationssymmetrien in der Abteilung auf. Die Oberfläche, mit der die Mitarbeiter arbeiten, gestaltet sich sehr übersichtlich und intuitiv. Diese übersichtliche Arbeitsweise unterstützt Mitarbeiter im Tagesgeschäft und lässt diese produktiver und motivierter arbeiten.

 

2. Platz- und Kosteneinsparung

Personalakten in Papierform nehmen viel Platz ein. Ob Ordner auf den Schreibtischen oder Akten in Schränken. Volle Aktenschränke sind leider häufig noch Realität in vielen Unternehmen. Ein Archiv benötig viel Platz und ist häufig nicht nur ein geringer Kostenfaktor. Durch die Digitalisierung der Akten wird der Platz, aber auch die Kosten eines solchen Archivs, eingespart. Zudem gilt es zu bedenken, dass für papierbasierte Archive kein Schutz vor Verlust oder Zerstörung im Fall von Brand oder Wasser gegeben ist.

 

Digitalisierung Personalakten
Digitale Archivierung von Personalakten

 

Digital sieht die Lage Ihres Archivs ganz anders aus. Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen erreichen, werden entweder direkt (z.B. E-Mails) oder nach dem Einscannen in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Neu eingescannte oder hinzugefügte Dokumente können auch vollautomatisch ausgelesen und anhand verschiedener Kriterien selbstständig in bestehende oder neue Personalakten einsortiert werden. Platzraubende Aktenschränke und Lagerkosten entfallen. Zusätzlich garantiert das digitale Archiv Schutz vor Verlust und Zerstörung.

 

3. Sicherheit durch Berechtigungskonzepte

In Puncto Sicherheit haben papierbasierte Personalakten eine große Schwachstelle: der Schutz der sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff. Bei einem physischen Archiv kann niemand zu 100% garantieren, dass kein Unbefugter Zugang findet. Digitale Personalakten geben hier eine Lösung. Individuelle Berechtigungskonzepte garantieren einen sicheren Zugriff auf Personaldokumente. Berechtigte Personen haben zu jeder Zeit die Möglichkeit in Personalakten zu recherchieren. Durch hoch granulare Rechtevergaben können Unternehmen den Benutzerkreis auf das erforderliche Maß einschränken. Niemand sonst kann sich Zugriff verschaffen.

Hat sich ein Mitarbeiter aus dem papierbasierten Archiv eine Akte zur Bearbeitung geholt, kann kein anderer Mitarbeiter zu der Zeit Informationen aus der Akte einsehen. Die Digitalisierung der Akten ermöglicht einen gleichzeitigen Zugriff durch mehrere Personen auf ein Dokument. Das erspart Mitarbeitern der Personalabteilung Wartezeiten.

 

4. Revisionssichere Archivierung

Digitale Personalakten unterstützen das Unternehmen bei der sicheren Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten und bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung für Akten und Dokumente. Höchste Datensicherheit entsteht durch die konkrete Vergabe von Zugriffsrechten und der Speicherung in revisionssichere Archive. Die Ablage der Personaldokumente in Akten erfolgt verschlüsselt. Dieses sichere Ablageprinzip kann nicht durch Papierakten realisiert werden.

 

5. Leichte Integration

Die Umsetzung von der digitalen Personalakte erfolgt schrittweise und sehr strukturiert. Durch Best Practice und vordefinierten Templates wird dem Auftreten von Problemen entgegengewirkt. Wichtig bei der Auswahl des Systems, ist die Anbindung an andere, bereits vorhandene Systeme des Unternehmen. Unsere digitale Lösung ist durch verschiedene verfügbare Schnittstellen nahtlos in führende Systeme integrierbar. So können Verknüpfungen und Integrationen von Dokumenten mit Daten aus anderen Systemen (z.B. SAP) umgesetzt werden.

 

Integration digitale Personalakten Einführung
Integration Personalakten-Software

 

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