5 plausible Gründe für E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen

Veröffentlicht am 18. November 2019

Die allermeisten Angestellten kennen das aus Ihrem Büroalltag – man öffnet morgens sein E-Mail- Postfach und wird schon von einer Vielzahl an E-Mails überladen. Auf Dauer wird es schwierig für den Anwender die Übersicht über Informationen und Aufgaben zu bewahren, ganz zu schweigen von den Performance-Problemen der E-Mail-Server, die nebenbei zusätzlich entstehen.


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Da die E-Mail heutzutage DAS Kommunikationsmedium innerhalb eines Unternehmens, aber auch über dessen Grenzen hinaus ist, bedarf es eines intelligenten E-Mail-Managements. So soll heutzutage bereits über 80% der geschäftlichen Kommunikation elektronisch erfolgen – Tendenz steigend. Ein internationales Technologie-Marktforschungsinstitut hat für das Jahr 2019 - um einmal konkrete Zahlen zu nennen - einen weltweiten Versand von 128,8 Milliarden geschäftlicher E-Mails pro Tag vorausgesagt. Angesichts solcher Massen ist es notwendig, dass spezielle E-Mail-Management Systeme einen effizienten und gesetzeskonformen Umgang mit den E-Mails ermöglichen. So reicht es, entgegen der vielfach vertretenen Sichtweise, nicht aus, ein Backup des E-Mail-Servers zu erstellen, da hier nur der Datenstand zum Sicherungszeitpunkt gespeichert wird.

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen unterscheiden. Es gibt E-Mail Archivsysteme, welche die Aufbewahrung von Nachrichten inklusive Dateianhängen steuern und E-Mail-Response-Management-Systeme, welche den Anwender bei der Beantwortung von E-Mails unterstützen. In diesem Blog wird nun das Thema E-Mail Archivierung intensiver beleuchtet.

Aber was bedeutet E-Mail Archivierung eigentlich genau? E-Mail Archivierung meint eine langfristige, unveränderliche und vor allem sichere Aufbewahrung des elektronischen Schriftverkehrs. Alle Unternehmen sind in der Pflicht, steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente elektronisch vorzuhalten. Dazu zählen eben auch E-Mails und deren Anhänge. Man spricht hier von kaufmännischen Dokumenten.

Zur Strategie der Archivierung lässt sich sagen, dass grundsätzlich zwei verschiedene Arten unterschieden werden.

Zum einen gibt es die Variante der serverseitigen Archivierung. Hier werden in der Regel alle E-Mails direkt nach ihrem Eingang auf dem E-Mailserver in das Archivsystem übertragen. Das bedeutet auch, dass alle Nachrichten manipulationsfrei ins Archiv gelangen. Um auch vor späteren Manipulationen geschützt zu sein, müssen bestimmte Sicherheitseinrichtungen verfügbar sein. Normalerweise werden hier die Mails aus ihrem produktiven E-Mail-System entfernt, d.h. der Zugriff erfolgt über eine Referenz direkt auf das Archiv. Auch Recherchen werden über das Archiv abgewickelt.

Andererseits kann man E-Mails auch clientseitig archivieren. Hier steuert der Nutzer selbst, welche Mails er archiviert. Dies passiert dann meist direkt über einen Speicherbefehl oder indirekt, in dem der Nutzer E-Mails in dafür vorgesehene Ordner verschiebt. Es herrscht ein hohes Maß an Flexibilität, jedoch besteht die große Gefahr, dass wichtige E-Mails nicht archiviert werden könnten.

Letztendlich obliegt die Art der Strategie den Präferenzen der einzelnen Unternehmen.

 

Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung

Abb.1: Möglichkeiten der E-Mail Archivierung

 

Doch warum sollte man die E-Mail Archivierung im Unternehmen forcieren? Welche Argumente könnten hier von Bedeutung sein? Dazu im Folgenden nun mehr.

 

  1. Ein wichtiger Faktor ist sicherlich die erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Archiviert man beispielsweise Mails von Kunden nicht im Mitarbeiterpostfach, sondern in einer digitaler Kundenakte, bekommen alle Prozessbeteiligten Einsicht in die Dokumente. So kann der Schriftverkehr einem spezifischen Geschäftsvorfall zugeordnet werden. Ist die E-Mail also einmal indexiert, steht sie allen berechtigten Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung. Inhalte und / oder Anhänge von E-Mails werden also nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt, sondern sind direkt einem bestimmten Vorgang oder einer bestimmten Akte zugeordnet. Durch intelligente Volltext- und Stichwortsuche können E-Mails sehr schnell im digitalen Archiv wiedergefunden werden. Mitarbeiter, die ad-hoc Auskunft geben müssen, sind so innerhalb weniger Sekunden dazu bereit. Durch eine Archivierungssoftware (server- oder clientseitig) werden Mitarbeiter zusätzlich entlastet. Die Verwaltung der elektronischen Post wird drastisch vereinfacht und die Mitarbeiter sparen wertvolle Bearbeitungszeiten ein, die nun für den Kunden genutzt werden können.

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Abb.2: E-Mail Management mit digitalen Akten

 

  1. Gegenwärtig werden per E-Mail komplette Vorgänge diskutiert, Mitarbeiter informiert und auch die interne Kommunikation durchgeführt. Weiterhin finden auch steuerrechtliche Belege ihren Weg in die Postfächer der Mitarbeiter. Durch die Archivierung von E-Mails mittels einer ausgewählten Software werden gesetzliche Vorschriften eingehalten, es können revisionssichere Archive umgesetzt werden und damit auch Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. So werden Unternehmen dabei unterstützt, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 
  2. Dadurch, dass man täglich mit unzähligen Mails konfrontiert wird, ist es ganz menschlich, dass mal der Überblick verloren gehen kann. Problematisch wird es, wenn so eventuell sehr lange Liegezeiten der Mails entstehen. Ein weiteres Problem könnte das unabsichtliche Löschen von wichtigem Schriftverkehr sein, wodurch Unternehmensprozesse erschwert würden. Durch eine Archivierungssoftware können E-Mails automatisch archiviert werden, die elektronische Post wird also vor Verlust geschützt. Diese automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails nach vorgegebenen Regelwerken serverseitig im elektronischen Archivsystem abgelegt werden. Es können sogar Anhänge von vorneherein herausgetrennt werden. Für den Anwender ändert sich nichts – das Unternehmen jedoch wird vor dem Verlust wichtiger Informationen geschützt.
  3. Um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, bedarf es, wie schon kurz erwähnt, einer manipulationssicheren Archivierung. Damit das Unternehmen auch Aufbewahrungspflichten einhält, müssen relevante Informationen und Dokumente vor allem mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar abgelegt werden. Etwaige Änderungen von Informationen oder Dokumenten müssen stets protokolliert werden. Diese Features enthält die E-Mail-Archivierungssoftware. Sie bietet E-Mails, die im digitalen Archiv abgelegt sind, Schutz vor Manipulationen.
  4. Dann wäre da noch das Problem der Performance von E-Mail Servern. Mit der Zeit sammeln sich Unmengen an E-Mail-Daten auf dem Server an und füllen den verfügbaren Speicherplatz. Die E-Mail Archivierungssoftware entlastet die Postfächer der Mitarbeiter. Ablegen der elektronischen Post in einem digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf als auch die Speicherkosten des E-Mail Servers. Durch die integrierte Dublettenkontrolle in der Software wird eine doppelte Ablage von Mails außerdem verhindert.

 

Was also sollte festgehalten werden? E-Mail-Archivierung unterstützt Sie dabei, Prozesse transparent zu halten, Zeiten einzusparen und sämtliche Dokumente zu jeder Zeit an jedem Ort für jeden berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig unterstützt die E-Mail-Archivierung Sie bei der Einhaltung rechtlicher und regulativer Anforderungen. Erfolgreiches E-Mail Management mit Hilfe der E-Mail Archivierung ist abhängig von der Effizienz der Nutzung. Zu beachten sind die Schritte Erfassung, Ablage, Recherche und auch die Bearbeitung selbst. So kann in einem Unternehmen schneller und wirkungsvoller entschieden werden – ganz nebenbei gewinnen die Mitarbeiter wieder die Kontrolle über die Vielzahl an E-Mails und – das Unternehmen ist dem Wettbewerb einen Schritt voraus.

 

Motto: Informationen nutzen statt sich in ihnen zu verlieren!

 

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