Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit d.3
Seit vielen Jahren setzt JEMAKO bei der Archivierung und Organisation von Dokumenten auf das Dokumenten-Management- und Workflow-System d.3 der d.velop AG. Um weitere Geschäftsprozesse im Unternehmen zu optimieren, entschied sich JEMAKO für die Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung.
Dabei werden alle eingehenden Rechnungen und Gutschriften zunächst zentral gescannt. Nach der Erfassung der Belege werden die Informationen an ein digitales Rechnungseingangsbuch übergeben. Durch die Integration des Workflow in das Rechnungseingangsbuch und die Finanzbuchhaltungslösung Diamant 3 haben die Buchhalter alle Informationen im Überblick.
Anschließend werden dem zuständigen Mitarbeiter die Belege zur sachlichen und rechnerischen Prüfung im elektronischen Postkorb zur Verfügung gestellt. Die Zuweisung des Prüfers kann dabei kreditorenabhängig gespeichert werden, so dass zukünftig eine manuelle Prüferzuweisung entfallen kann. In der Finanzbuchhaltung ist der aktuelle Prüfungsverlauf jederzeit einsehbar. "Das schafft die notwendige Transparenz, die bei einem papierbasierten Prüfungsvorgang fehlt", so Jan Zastrow, Leiter Beratung und Vertrieb bei der CONTENiT GmbH.
Anbindung an FiBu-Lösung Diamant
Die Kontierung der Belege erfolgt durch die Bearbeitung im Workflow. Die mehrmandantenfähige Lösung kann dabei direkt auf die Stammdaten in Diamant zugreifen. Ist die Rechnung geprüft und freigegeben, werden die Informationen aus dem Workflow automatisch in Diamant überführt. Dadurch wird das Rechnungseingangsbuch aktualisiert und die buchungsrelevanten Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Dieser Verarbeitungsprozess ist weitestgehend durch ein spezielles Template der CONTENiT GmbH für die Integration der Finanzbuchhaltungslösung Diamant standardisiert, so dass der Realisierungsaufwand auf notwendiges Maß reduziert werden kann. Rückblickend sind die Prüfungsprozesse durch die Einführung der Eingangsrechnungsbearbeitung transparenter und effizienter geworden.
Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1986 hat sich JEMAKO als eine der führenden Marken auf dem Gebiet der Reinigungssysteme für Haushalt und Gewerbe etabliert. Die persönliche und professionelle Beratung der Kunden steht dabei an erster Stelle. Aus diesem Grund werden die Produkte ausschließlich auf dem Wege des Direktvertriebes durch selbständige Vertriebspartner angeboten.
