Die Anforderungen der BORnet GmbH
Die BORnet versorgt neben dem Privatkundensektor zahlreiche Geschäftskunden mit ihren ITK-Lösungen aus dem Umfeld der Telefonie, Unternehmensvernetzung und intelligenter Speicherlösungen. Klassische Abläufe aus dem Vertragswesen gehören hierbei zum täglichen Geschäft. So sind die Mitarbeiter regelmäßig mit der Ausarbeitung, Ablage, Freigabe, Fristenprüfung usw. von Verträgen betraut. Bei der Vielzahl der Verträge ist für Stephan Klaus, Geschäftsführer der BORnet, eine hohe Transparenz und eine schlanke Administration extrem wichtig. Aus diesem Grund war man 2010 auf der Suche nach einer Lösung für ein intelligentes Vertragsmanagement. Die Zielsetzung war eindeutig: Gefordert war ein zentrales Vertragsarchiv, welches die Mitarbeiter bei der Vertragserstellung im Team und der Recherche von Verträgen und Anhängen ebenso unterstützt wie bei der Einhaltung von Vertragsfristen und –terminen.
Die Entscheidung fiel auf eine Cloud-Lösung
Die optimale Lösung erhielt die BORnet nun von der CONTENiT in Form einer Cloud Lösung. Der Service wird hierbei gemietet und einsatzbereit aus dem Rechenzentrum bereitgestellt. So freut sich Stephan Klaus auch über eine effiziente Einführung: „Nach Demonstration der Lösung haben wir uns von der CONTENiT nur wenige Stunden beraten lassen müssen und hatten sehr schnell ein klares Bild von der finalen Lösung.“ Das Ergebnis ist ebenso eindeutig: Die aufwändige Suche in Aktenordnern findet bei der BORnet heute nicht mehr statt, ebenso sind die individuellen Reminder aus den Terminkalendern verschwunden.
Viele Vorteile untermauerten diese Entscheidung
Ein weiterer Vorteil für die BORnet: Die Cloud-Lösungen lassen sich exakt an die aktuellen Bedürfnisse anpassen. So wurde nun in einem zweiten Schritt die E-Mail-Archivierung durchgeführt. Mit einer E-Mail-Archivierung sind zwar auch weitere organisatorische Themen verbunden, rein technisch gesehen war die Erweiterung allerdings nicht mehr als eine Handvoll Mausklicks im Hintergrund. „Unsere Cloud-Lösungen sind extrem flexibel und so können wir bei unseren Kunden sehr agil agieren. Die Kundenlösung orientiert sich exakt an dem Bedarf, und dieser wächst erfahrungsgemäß mit den gemachten Erfahrungen.“, erklärt Andre Hüttemann, Prokurist der CONTENiT GmbH. So wird dann nun auch bereits bei der BORnet das Thema der elektronischen Kunden- und Projektakten geprüft.
Die BORnet GmbH mit Hauptsitz in Borken wurde 1998 als Telekommunikationsunternehmen gegründet, Eigentümer sind die Stadtwerke im Kreis Borken sowie private Gesellschaften. In enger Kooperation mit Versatel werden neben klassischer Telefonie auch diverse Internet-Produkte wie DSL für Privat- und Geschäftskunden in der Region angeboten. Dank eines eigenen Glasfaser-Netzes, das heute schon zahlreiche Kommunen im Kreis miteinander verbindet, bietet BORnet auch die Konzeption und Bereitstellung von standortübergreifenden Unternehmensvernetzungen. Des Weiteren wird das Produktportfolio seit 2008 kontinuierlich im Bereich der Datensicherung, Datenspeicherung und des Glasfaserangebots für Geschäfts- und Privatkunden ausgebaut.
