Der Ausbau der digitalen Infrastruktur, verbesserte Netzqualität oder eine veränderte Unternehmenskultur – es gibt viele Faktoren, die Unternehmen dazu veranlassen, über ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nachzudenken.
Für uns ein Grund, Sie über die aktuellsten Entwicklungen und Möglichkeiten zu informieren.
Bisherige Hemmschwellen gegen Cloud-Software werden abgebaut
Während der allgemeingültige Cloud-Computing-Begriff bereits seit langem existiert, hat die DMS-Branche in Deutschland erst innerhalb der letzten Jahre den Wandel zu modernen Bereitstellungsformen forciert. Die Ursachen für den teilweise trägen Wandel sind vielseitig. Auf viele Fragen konnten interessierte deutsche Unternehmen bisher keine zufriedenstellenden Antworten erhalten.
Dazu zählten Fragen, wie z.B.:
- Werden Dokumente und Informationen sicher (auf den Cloud-Servern) gespeichert?
- Kann eine unternehmensweite Verfügbarkeit hergestellt werden?
- Deckt das Cloud-DMS die Anforderungen an das Dokumentenmanagement im Unternehmen ab?
Die teilweise nicht zufriedenstellenden Antworten auf diese und weitere Fragestellungen führten dazu, dass viele Unternehmen, die sich mit dem Cloud-Ansatz beschäftigten, dann doch den altbewährten On-Premise-Ansatz favorisierten. On-Premise bedeutet, dass DMS-Software erworben wird, welche dann auf unternehmenseigener Infrastruktur verwaltet wird. On-Premise-Installationen gehen naturgemäß mit gesteigerten Pflegeaufwänden für Hard- und Software einher, bieten dagegen den größtmöglichen Spielraum für individuelle Anforderungen. Die Möglichkeit der Individualisierung ist gerade bei gewachsenen Unternehmensstrukturen oftmals eine wichtige Eigenschaft.
Die aus den zuvor beschriebenen Gründen abgeschwächte Nachfrage nach Cloud-DMS-Lösungen führte unweigerlich auch dazu, dass die Innovationskraft der DMS-Hersteller in diesem Bereich eher schleppend verlief.
Jedoch hat sich die Zurückhaltung im Cloud-Segment aufgrund veränderter Rahmenbedingungen stark gewandelt! Der Beginn des flächendeckenden Breitbandausbaus, die Einführung neuer rechtlicher Vorgaben für Cloud-Anbieter (z.B. EU-DSGVO), ein erhöhter Kostendruck aufgrund globalisierender Märkte oder unternehmenskulturelle Strategiewechsel aufgrund von z.B. neuen Führungsgenerationen, führten zu einer gesteigerten Nachfrage der DMS-Lösungen aus der Cloud.
Die Vorteile von Cloud-DMS-Lösungen
Die Vorteile einer cloudbasierten Lösung liegen klar auf der Hand. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Aufwände und damit verbundene Kosten mit dem Betrieb einer Cloud-DMS-Lösung vom Unternehmen direkt an den Cloud-Anbieter ausgelagert werden und somit in vielen Fällen eine effizientere Lösung darstellen als die Inhouse-Betreuung der Lösung durch die unternehmensangehörigen IT-Mitarbeiter. Daneben ergeben sich weiterhin u.a. auch noch folgende Mehrwerte:
- Keine teure Hardwareinfrastruktur notwendig
- Schneller und kostengünstiger Einstieg
- Deutlich reduzierter Aufwand zur Pflege der Softwarestruktur
- Modernste Sicherheitsverfahren
- Stets aktuellste und sichere Software auf Abruf (keine Updatekosten)
- Flexibel kalkulierbare Kosten
- Weniger Ressourcenaufwände der hauseigenen IT-Verantwortlichen
Mit d.velop documents einfach und sicher Dokumente in der Cloud verwalten
Mit d.velop documents erhalten Sie ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem als 100%-Cloud-Lösung. Besonderer Fokus liegt dabei auf der Transparenz und Einfachheit der Lösung. Das Basis-DMS ist nach Buchung im Online-Store in kurzer Zeit eingerichtet. Per individualisierter URL gelangen Sie zu Ihrem unternehmenseigenen Cloud-DMS. Dabei werden stets höchste Sicherheitsstandards und verschlüsselte Kommunikationswege eingehalten.
Intelligente Aktenstrukturen und vielfältige Suchmechanismen sorgen dafür, dass Dokumente schnell und einfach gefunden werden können.
Hinzu kommen Workflow- und Kollaborationsmöglichkeiten, die das Cloud-DMS auf ein einzigartiges Effizienzniveau heben.
Kurzum: Die bekannten funktionalen Mehrwerte der On-Premise-Welt des Enterprise Content Managements (ECM) sind heutzutage nahezu vollständig übertragbar auf ein Cloud-Konstrukt.
Wie gelange ich zu meinem Cloud-DMS?
Wie bereits erwähnt, steht Ihnen das DMS von d.velop documents dank des d.velop store sofort und frei zugänglich zur Verfügung. Registrierungs- und Administrationsleitfaden finden sich im zugehörigen, kostenlosen Lernportal, der d.velop academy. Selbst mit wenig technischen Vorkenntnissen können hier wichtige Kenntnisse zur eigenständigen Einrichtung des Cloud-DMS erworben werden.
Wer jetzt denkt: „Na toll…also doch wieder Aufwand, den wir hausintern stemmen müssen!“ – für den haben wir eine gute Nachricht.
CONTENiT unterstützt Sie bei der Einführung Ihrer d.velop documents-Lösung.
Wieso das Rad neu erfinden, wenn wir bereits seit Jahren d.velop DMS-Lösungen bei unseren Kunden erfolgreich implementiert haben? Speziell für d.velop documents-Kunden bieten wir unsere Enablement-Pakete an. Mit diesen Dienstleistungspaketen wird die reibungslose Registrierung, Einrichtung und Implementierung des Cloud-DMS in Ihrem Unternehmen sichergestellt.
Der Vorteil liegt darin, dass wir von Beginn an Ihre unternehmenseigenen Anforderungen aufnehmen und anhand der gewonnenen Ergebnisse Ihre ganz eigene Cloud-Umgebung mithilfe unserer Expertise einrichten. Dadurch erhalten Sie Ihre individuelle Lösung zum monatlichen Standard-Preis.
Durch die CONTENiT-Veredlung der Standard-Lösung d.velop documents gelangen Sie weg vom Software-Standard, bei dem Sie Ihre Prozesse an vorgegebene Strukturen anpassen müssen, hin zu einer bedarfsgerechten ECM-Plattform!
Hier erfahren Sie u.A. mehr zu unseren Dienstleistungspaketen zur Einführung von d.velop documents.
Ist das On-Premise Modell ein Auslaufmodell?
Alles cloud? Nein! Natürlich erfreuen sich On-Premise Installationen nach wie vor großer Beliebtheit. Der Trend zur Cloud bedeutet nicht, dass eine Cloud-Strategie für jedes Unternehmen die Beste ist. Viele Unternehmen bauen auf gewachsenen IT-Strukturen auf, die einen Wechsel in die Cloud kaum bis gar nicht attraktiv machen. Gerade beim Einsatz verschiedener führender Softwarelösungen entstehen komplexe Softwarestrukturen, die gegebenenfalls mit einem erheblichen Aufwand mit einem Cloud-DMS in Einklang gebracht werden müssten. Diese Betrachtungen sowie die Abwägungen weiterer Vor- und Nachteile einer Cloud-DMS-Lösung sollten stets unternehmensspezifisch erfolgen.
Tipp:
Wenn Sie einem Cloud-DMS offen gegenüberstehen, lassen Sie sich ausführlich zu Ihren Möglichkeiten beraten. Auch wenn Cloud-Lösungen individuelle Schnittstellenmöglichkeiten mitbringen, sollte eine Betrachtung von zu erwartenden Kosten-Nutzen Verhältnissen vorgenommen werden.
Das Beste aus zwei Welten kombinieren? Kein Problem!
Sollte eine reine Cloud-Lösung nicht passen, kann auch ein hybrider Ansatz in Frage kommen. Hierbei werden bestimmte Systembestandteile auf eigener Infrastruktur (alternativ im Rechenzentrum) betrieben und bestimmte, z.B. weniger kritische, Bestandteile aus der Cloud hinzugenommen. Klingt spannend? Nehmen Sie gerne unter dem Stichwort „Hybrides DMS“ Kontakt zu uns auf.
Fazit:
Die Möglichkeiten von d.velop documents als reines Cloud-DMS bietet vielen Unternehmen neben den alternativen Bezugsformen der CONTENiT DMS-Lösungen eine spannende Chance, um schnell und einfach in die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements einzusteigen. Informieren lohnt sich.
